Nel settore extralberghiero italiano, gestire correttamente le schedine alloggiati e l’invio dei dati ISTAT è un obbligo normativo che riguarda hotel, B&B, case vacanza, agriturismi e campeggi.
Ogni ospite va registrato e comunicato tempestivamente alla Polizia di Stato tramite il portale Alloggiati Web, così come i flussi turistici devono essere trasmessi agli enti regionali e all’ISTAT.
In questo articolo ti spieghiamo cosa sono questi adempimenti, perché sono importanti e come semplificarli. Grazie a E4jConnect, puoi automatizzare l’intero processo, riducendo al minimo il rischio di errori e risparmiando tempo prezioso nella gestione quotidiana della tua struttura.
Cosa sono le schedine alloggiati?
Le schedine alloggiati sono moduli digitali che ogni struttura ricettiva in Italia è tenuta a compilare per comunicare i dati degli ospiti alla Questura, entro 24 ore dall’arrivo (o immediatamente, in caso di soggiorni brevi).
L’invio avviene tramite il portale ufficiale Alloggiati Web della Polizia di Stato ed è un obbligo previsto a fini di pubblica sicurezza.
Questo adempimento è obbligatorio per tutte le strutture, indipendentemente dalla sua tipologia.
Cosa sono i report ISTAT?
I report ISTAT raccolgono dati statistici sui flussi turistici in Italia: numero di arrivi, presenze, provenienza degli ospiti e durata dei soggiorni.
Ogni struttura ricettiva è tenuta a trasmettere questi dati periodicamente agli enti competenti (regionali o provinciali), seguendo scadenze precise.
La comunicazione dei dati ISTAT serve inoltre a supportare lo studio del turismo e la pianificazione delle politiche pubbliche locali e nazionali.
Come ottenere le credenziali Alloggiati Web
Per accedere al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, ogni struttura ricettiva deve prima ottenere le apposite credenziali dalla Questura territorialmente competente.
La procedura è semplice ma obbligatoria, e prevede tre passaggi:
- Compilare il modulo di richiesta, disponibile presso la Questura o sul sito ufficiale della Polizia di Stato;
- Presentare un documento d’identità del titolare dell’attività e una copia della SCIA o licenza della struttura;
- Attendere l’attivazione del servizio e la consegna delle credenziali per accedere al sistema.
Una volta ottenute, queste credenziali possono essere collegate al sistema e4jConnect, che ti permette di inviare automaticamente le schedine alloggiati direttamente dal gestionale.
Quali dati raccogliere per le schedine alloggiati
Durante il check-in, ogni struttura ricettiva è tenuta a raccogliere una serie di dati identificativi dell’ospite, da inserire nelle schedine alloggiati da inviare tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
Le informazioni richieste includono: nome e cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, estremi del documento di identità (numero, tipo, ente che lo ha rilasciato), oltre alla data di arrivo e partenza dell’ospite.
Assicurarsi che i dati siano corretti è fondamentale: eventuali errori potrebbero compromettere l’invio automatico tramite il servizio Alloggiati Web o generare problemi con la Questura di competenza.
Con e4jConnect, puoi gestire tutto questo direttamente dal tuo sito, senza dover accedere ogni volta al portale della Polizia di Stato. Il sistema sincronizza automaticamente i dati inseriti al check-in e li invia sia al servizio Alloggiati Web che agli enti competenti per i report ISTAT, semplificando il tuo lavoro quotidiano.
Come leggere i report ISTAT
I principali indicatori da conoscere sono:
- Arrivi: rappresentano il numero totale di ospiti effettivamente registrati, indipendentemente dal numero delle prenotazioni effettuate;
- Presenze: indicano il totale delle notti trascorse dagli ospiti nella struttura;
- Provenienza geografica: permette di distinguere tra ospiti italiani e stranieri, un dato utile per personalizzare la comunicazione e le offerte;
- Durata media del soggiorno: si ottiene dividendo il numero di presenze per quello degli arrivi, ed è un indicatore importante per comprendere abitudini e stagionalità.
Comprendere il significato di questi dati non solo è fondamentale per compilare correttamente i report ISTAT da inviare a Regioni e Province, ed ottenere informazioni preziose per chi vuole migliorare la propria strategia di marketing e pianificare azioni mirate per migliorare l’occupazione e i profitti.
Quali sono i rischi in caso di mancato invio
Il mancato invio delle schedine alloggiati tramite il portale Alloggiati Web o la mancata trasmissione dei report ISTAT ai rispettivi enti può comportare conseguenze anche gravi per la struttura ricettiva.
In base all’articolo 109 del TULPS, sono previste sanzioni amministrative che vanno da 206 fino a oltre 3.000 euro, oltre alla possibilità di una sospensione temporanea della licenza. In alcuni casi, può essere avviato anche un aumento dei controlli da parte della Questura o delle autorità locali.
Il rischio di incorrere in queste sanzioni cresce quando il processo non è automatizzato o monitorato con costanza. Ecco perché è fondamentale utilizzare strumenti affidabili per la gestione del servizio alloggiati e dei flussi verso l’ISTAT regionale.
Gli errori più frequenti da evitare sono:
- dimenticare di inviare le schedine alloggiati giornaliere;
- inserire dati errati o incompleti nel sistema;
- superare le scadenze previste per l’invio dei report ISTAT.
Come funziona il portale Alloggiati Web: guida pratica
Come già detto, il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato è lo strumento ufficiale con cui le strutture ricettive in Italia inviano le schedine alloggiati alla Questura.
Una volta effettuato l’accesso, la struttura può:
- inserire manualmente i dati degli ospiti tramite l’interfaccia web;
- oppure caricare un file XML generato automaticamente da un software gestionale compatibile, proprio come e4jConnect;
- controllare lo stato degli invii e verificare se tutto è stato trasmesso correttamente;
- scaricare le ricevute di trasmissione come prova dell’avvenuto invio.
A volte, il portale Alloggiati Web può restituire degli errori o può non risultare accessibile.
In questo caso, basterà assicurarsi di avere una connessione internet stabile, oppure attendere qualche mino e riprovare. Se tuttavia il portale non risponde, sarà necessario contattare la Questura di riferimento per verificare eventuali malfunzionamenti tecnici.
Differenze tra strutture: hotel, B&B, case vacanza, campeggi
Gli obblighi di invio delle schedine alloggiati e dei report ISTAT riguardano tutte le strutture ricettive in Italia, ma possono esserci alcune differenze operative a seconda della tipologia di struttura:
- Hotel: spesso gestiscono queste attività in modo centralizzato, utilizzando sistemi gestionali (PMS) integrati che facilitano la raccolta e l’invio dei dati;
- B&B e Affittacamere: sono spesso gestiti in modo familiare o più artigianale, aumentando il rischio di dimenticanze o errori nell’invio delle informazioni;
- Case vacanza: pur utilizzando frequentemente portali OTA per le prenotazioni, sono comunque tenute all’obbligo di trasmettere le schedine alloggiati e i dati ISTAT alle autorità competenti;
- Campeggi: è importante prestare particolare attenzione alla gestione degli ospiti stranieri e dei gruppi, che possono richiedere procedure specifiche.
Normativa di riferimento: tutto quello che devi sapere
La gestione dei dati degli ospiti all’interno di una struttura ricettiva è regolata da un insieme di normative nazionali e regionali, che ogni gestore dovrebbe conoscere e rispettare per evitare sanzioni e garantire la piena legalità dell’attività.
A livello nazionale, l’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) impone l’obbligo di inviare le schedine alloggiati alla Polizia di Stato entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti (o immediatamente, in caso di soggiorno di una sola notte). Questa comunicazione deve essere effettuata esclusivamente tramite il portale Alloggiati Web, accessibile con apposite credenziali rilasciate dalla Questura di competenza.
Per quanto riguarda invece la trasmissione dei dati ISTAT sui flussi turistici (arrivi, presenze, provenienza degli ospiti), le modalità e le tempistiche possono variare da regione a regione. Ogni legge regionale sul turismo definisce regole specifiche, quindi è fondamentale che la struttura si mantenga sempre aggiornata sulle disposizioni del proprio territorio.
Un altro aspetto cruciale è la gestione della privacy. Il GDPR (Regolamento UE 2016/679) stabilisce infatti le regole per il trattamento corretto e sicuro dei dati personali. Ogni struttura deve quindi garantire la riservatezza delle informazioni raccolte, assicurando trasparenza, sicurezza e rispetto dei diritti degli ospiti in ogni fase del processo: dalla raccolta al salvataggio, fino all’invio tramite sistemi automatizzati o manuali.
Rispettare tutte queste normative non è solo un obbligo legale: è anche un segnale di professionalità, che rafforza la reputazione della tua struttura e migliora l’esperienza degli ospiti.
Il plus di e4jConnect: automatizza l’invio a Alloggiati Web e ISTAT
Con e4jConnect, puoi automatizzare l’intero processo di invio delle schedine alloggiati e dei report ISTAT, direttamente dal tuo gestionale, senza dover accedere manualmente ai vari portali.
Rimanendo sempre nel tuo sito web avrai modo di:
- ✅ Inviare automaticamente le schedine al portale Alloggiati Web della Questura
- ✅ Trasmettere automaticamente i dati ISTAT secondo le scadenze regionali
Come funziona? L’ospite effettua il check-in → i dati vengono raccolti → e4jConnect li invia in automatico agli enti preposti.
Niente più burocrazia manuale, meno margine di errore e più tempo per gestire la tua struttura ricettiva al meglio.
Con e4jConnect, resti sempre in regola, risparmi tempo e offri un servizio più efficiente e professionale. Gestire gli obblighi verso la Polizia di Stato e gli enti statistici non è mai stato così semplice.
Conclusione
La corretta gestione delle schedine alloggiati e dei dati ISTAT è un passaggio fondamentale per qualsiasi struttura ricettiva in Italia, sia per rispettare la normativa, sia per garantire professionalità e sicurezza. Con e4jConnect, puoi automatizzare questi processi e concentrarti su ciò che conta davvero: offrire un’esperienza eccellente ai tuoi ospiti.
Semplifica la burocrazia, resta sempre in regola e migliora la gestione della tua struttura, tutto da un unico pannello.
FAQ – Domande Frequenti
Il mancato o tardivo invio delle schedine alloggiati alla Polizia di Stato può comportare sanzioni amministrative (art. 109 TULPS), fino alla sospensione della licenza in casi gravi.
Sì, ma dovrai farlo manualmente sui portali regionali, rispettando le scadenze e i formati richiesti. Con e4jConnect, invece, puoi automatizzare l’invio e ridurre il rischio di errori o dimenticanze.
Devi richiederle alla Questura competente presentando la documentazione della tua struttura (licenza/SCIA, documento del titolare, modulo di richiesta). Una volta ricevute, potrai integrarle nel tuo gestionale con e4jConnect.
Assolutamente sì, è uno dei punti di forza del sistema. e4jConnect si occupa dell'invio automatico di schedine e dati ISTAT, così non dovrai più accedere manualmente ai portali.
Sì, e4jConnect è compatibile con le normative regionali italiane, comprese quelle relative all'invio ISTAT. In fase di configurazione, è possibile impostare il formato e la frequenza richiesta dalla tua regione.
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