Nell'industria delle strutture ricettive e alberghiere, il Channel Manager è un software fondamentale che serve per connettersi e sincronizzarsi con diverse agenzie di viaggio online e canali di distribuzione in generale (ad esempio Booking.com), dove le camere o l'intera struttura sono visibili e disponibili per ricevere prenotazioni.

Al giorno d'oggi possiamo trovare diverse aziende che sostengono di includere funzioni di Channel Manager all'interno del loro programma.
Ma ci sono molti software che utilizzano il termine "Channel Manager", semplicemente per mascherare funzionalità di connessione ancora per nulla affidabili.

Quindi la domanda è: qual è il vero lavoro di un Channel Manager e quali funzioni dovrebbe garantire per essere realmente d'aiuto alla tua attività?

Approfondiamo di più il mondo dei Channel Mananger, come riconoscere un "vero sistema di Channel Manager" da un "falso sistema", e cosa cambia da una tecnologia all'altra.

A chi serve il Channel Manager, e perche?

Questo tipo di software può essere utile a qualsiasi tipologia di struttura ricettiva, dalle piccole proprietà in affitto a B&B di medie dimensioni, oppure  ad un grande Hotel con molte camere.

Spesso, le proprietà più piccole che dispongono solo di una o due camere/sistemazioni potrebbero pensare di non aver bisogno di un Channel Manager, aggiornando continuamente a mano la disponibilità su più canali di prenotazione, e sperando di non ricevere prenotazioni in eccesso rispetto alla loro disponibilità (il così detto overbooking).

In realtà, chi davvero non ha necessità di un Channel Manager, sono quelle strutture che non hanno bisogno di gestire le vendite su più canali perché l'origine delle loro prenotazioni proviene da un'unica fonte di vendita.

Tuttavia, se queste strutture hanno un sito web e decidono di voler risparmiare del denaro sulle commissioni, inserendo all'interno del proprio sito web un sistema di prenotazione diretta, un Channel Manager risulterebbe sicuramente uno strumento molto utile.

In questo modo potrà centralizzare tutte le funzioni di gestione e sincronizzazione delle disponibilità/prenotazioni, evitando di conseguenza qualsiasi problema di overbooking.

Proprio come quando scegli di voler investire sulla tua struttura, ad esempio, acquistando una nuova TV oppure rinnovando alcuni servizi, anche scegliere di investire su strumenti per il tuo business online, può aiutarti ad aumentare le possibilità di generare ricavi sempre maggiori.

Quali sono i software essenziali per Strutture Alberghiere e Ricettive?

Tutte quelle proprietà che desiderano investire sui loro strumenti di business online, dovrebbero probabilmente adottare questa combinazione di software:

1. Sistema di Prenotazione

   Il cosiddetto "Internet Booking Engine" (IBE) è un software che, se installato nel tuo sito web, ti permette di ricevere prenotazioni dirette dai tuoi clienti, risparmiando sulle commissioni, evitando quindi di fare affidamento solamente su canali di prenotazione come Booking.com.

   Adottare un sistema di prenotazione per il tuo sito web significa stabilire un canale di vendita diretto tra la tua proprietà e i tuoi ospiti.
   È come prendere prenotazioni al telefono o via e-mail, ma in questo caso automatizzi l'intero processo di prenotazione, fornendo una ricevuta di pagamento o di conferma immediata ai tuoi ospiti.

   È fondamentale scegliere un sistema di prenotazione in grado di sincronizzarsi perfettamente con il Channel Manager, altrimenti avrai un sistema statico che non riceve e trasmette aggiornamenti su tariffe, disponibilità o prenotazioni.

   C'è inoltre da aggiungere che le aziende che sviluppano sia il software di Booking Engine che il Channel Manager, sono in grado di fornire servizi più efficienti e affidabili, poiché i software sono stati studiati e progettati per lavorare perfettamente insieme.

   Molto spesso, la scelta di adottare un Booking Engine proveniente da un'azienda, e il Channel Manager invece da una diversa, può comportare problemi di connettività o errori di sistema.

2. PMS

   Il Sistema di Gestione della Proprietà (Property Management System) o Gestionale, è un software che fornisce strumenti (principalmente) a fini contabili.
   Un software PMS consente di generare fatture e report di qualsiasi genere, dalle informazioni degli ospiti al calcolo delle tasse/costi di soggiorno.

   Al fine di ottemperare ai requisiti legali nazionali, un software PMS può aiutarti a ottenere, esportare e trasmettere i dati necessari per le varie autorità locali e nazionali. Svolgendo un lavoro che, in alternativa, il gestore della proprietà alberghiera dovrebbe svolgere manualmente.

   A volte, i sistemi di Booking Engine o Channel Manager sono dotati di funzionalità PMS integrate, quindi non è necessario adottare un software dedicato, a meno che non si tratti di proprietà di grandi dimensioni con centinaia di camere che richiedono un software PMS specifico per le loro esigenze.

3. Channel Manager

   Questo è il software chiave per la tua azienda, perché ti permetterà di avere sempre sotto controllo le tue prenotazioni ricevute sui vari canali di prenotazione (anche solo uno) e sul tuo sito web.

   Utilizzando questo software, potrai quindi andare ad inserire tranquillamente la tua struttura alberghiera su più canali di vendita, senza il rischio di overbooking.

   Grazie al Channel Manager, qualsiasi marketplace esistente, OTA (agenzia di viaggio online) o canale di distribuzione che rende le camere disponibili per la prenotazione, sarà sempre sincronizzato e controllato.

   Se vorresti rendere più visibile la tua proprietà alberghiera aggiungendola su più canali diversi, ma non vuoi impazzire a monitorare costantemente le prenotazioni per evitare overbooking e perdere tempo cambiando tariffe e disponibilità, il Channel Manager è sicuramente il giusto software su cui investire per il tuo business online.

Come fa un Channel Manager a sincronizzare tutti i dati tra più canali? (iCal vs API)

Un vero software di Channel Manager deve essere sviluppato da una società detta "Connectivity Provider".

Una società "Connectivity Provider" garantisce l'intero funzionamento del servizio grazie a dei server centrali che sono in grado di comunicare direttamente con i vari canali di distribuzione come Booking.com o Expedia.

Questo significa che spesso esiste una partnership tra la società del Channel Manager e il canale di distribuzione per consentire questa comunicazione, ma ciò dipende anche dalla tecnologia per la sincronizzazione utilizzata.

Esistono due principali tipi di tecnologia per la sincronizzazione e la comunicazione dei dati: iCal e API.

Fondamentalmente, il software di Channel Manager può sincronizzare i dati con uno specifico canale di distribuzione/OTA tramite iCal o tramite API.

La differenza principale tra queste due tecnologie risiede nella tempistica di aggiornamento/sincronizzazione, secondo cui le connessioni API supportano gli aggiornamenti in tempo reale, mentre le connessioni iCal tecnicamente non possono supportare gli aggiornamenti in tempo reale.

Tecnologia API

La tecnologia API è la più avanzata ed affidabile, in quanto fornisce tutte le possibili funzioni di sincronizzazione con il canale OTA.

Ad esempio, grazie a una connessione API con un canale specifico, puoi scaricare e vedere tutte le tue recensioni degli ospiti lasciate all'interno di quel canale, aggiornare prezzi o restrizioni, impostare le disponibilità o recuperare nuove prenotazioni, tutto in tempo reale.

Tecnicamente parlando, il Channel Manager legge o scrive i dati direttamente da/a canale OTA o di distribuzione (come Booking.com), utilizzando metodi API per eseguire determinate attività.

Alcuni software Channel Manager possono supportare connessioni API con alcuni canali di prenotazione, ma potrebbero non supportare le cosiddette "connessioni API complete".

Le "connessioni API complete" forniscono tutte le funzionalità di connessione/sincronizzazione esistenti con un canale di distribuzione/OTA, come la possibilità di gestire il tue promozioni, le recensioni degli ospiti, le foto, i vari contenuti del profilo della proprietà, punteggi ecc. dal tuo Channel Manager.

Per questo motivo, è importante sapere quali sono le funzionalità API supportate dal tuo Channel Manager software per ogni specifico canale di prenotazione.

Tecnologia iCal

La tecnologia iCal, invece, funziona in maniera completamente diversa ed è basata sui dati disponibili su "calendari remoti".

Quando guardi l’applicazione del Calendario presente sul tuo smartphone o tablet, stai guardando una sincronizzazione iCal.
Ad esempio, se hai mai avuto bisogno di sincronizzare il calendario del tuo computer con il calendario dello smartphone, questa operazione rappresenta un perfetto esempio di sincronizzazione iCal tra due sistemi.

L’iCal è un formato standard utilizzato per includere informazioni su "eventi" all'interno di un file per il calendario.

Il software di Channel Manager, può leggere, utilizzando la tecnologia iCal, le informazioni da un calendario remoto per sincronizzare la disponibilità o le nuove prenotazioni su più canali di prenotazione.

La sincronizzazione in tempo reale è tecnicamente impossibile con questa tecnologia, poiché i "calendari remoti", perchè per garantire il "tempo reale" i calendari devono essere monitorati costantemente, generando un enorme traffico, oltre che uno spreco di risorse software e server.

Per questo motivo, la sincronizzazione tramite i calendari iCal per leggere le nuove prenotazioni o la disponibilità da un canale di distribuzione, di solito avviene a intervalli di tempo fissi, ad esempio, una volta ogni 30 minuti.

Il limite principale di questa tecnologia è che non sarai in grado di gestire determinate informazioni, come tariffe o restrizioni, perché questo "formato calendario" può trasportare solo informazioni su "eventi", che nel caso di una struttura alberghiera equivalgono alle "prenotazioni".

Tuttavia, per evitare l'overbooking ed evitare di aggiornare manualmente la disponibilità su più canali, questa rimane ancora una valida ed affidabile tecnologia di connessione per un Channel Manager, purché la sincronizzazione sia garantita da dei server dedicati resi disponibili dalla società del software Channel Manager.

Questo è l'unico modo per garantire che la comunicazione funzioni in modo efficiente monitorando costantemente la nuova disponibilità e le prenotazioni in tutti i calendari iCal.

Che cos'è un "falso" Channel Manager? Come riconoscerlo?

Dopo aver parlato delle due principali tipi di tecnologie che il Channel Manager può utilizzare per svolgere il proprio lavoro, è giunto il momento di capire come identificare quei software descritti o venduti come "Channel Manager", quando in realtà mancano proprio anche solo nelle caratteristiche basilari che un Channel Manager, per potersi definire tale, deve avere.

Questi "falsi Channel Manager" sono servizi piuttosto popolari nel mondo dei CMS, ci riferiamo quindi a piattaforme open source per la creazione di siti Web come Joomla o WordPress.

Per chi non conoscesse WordPress e Joomla, o ne ha avesse sentito solo parlare lontanamente, circa il 70% dei siti Web esistenti in tutto il mondo sono costruiti utilizzando una di queste due piattaforme, generalmente denominate Content Management Systems o Web Software.

Questo che significa la maggior parte di questo 70% è costruita utilizzando Joomla o WordPress, e l'utilizzo di questi sistemi, specialmente quello di WordPress, sta crescendo sempre di più, come si può vedere dal grafico.

(Source, Builtwith)

Se disponi di un sito Web per la tua proprietà alberghiera, potresti non essere consapevole del fatto che è stato sviluppato con uno di questi due popolari sistemi.

Sono molti i vantaggi che puoi ottenere nell'adottare uno di questi due CMS per il tuo sito Web.

Sicuramente, tra le tante ragioni che qualsiasi agenzia web, designer, webmaster o programmatore potrebbero avere nell'utilizzo di questi sistemi, c'è sicuramente la possibilità di estendere queste piattaforme installando plugin specifici, magari dedicati alla ricezione di prenotazioni dal tuo sito web.

In realtà, grazie alla popolarità e alla facilità d'uso di WordPress e Joomla, non sono richieste competenze tecniche per costruire un sito Web con tali piattaforme.
Questo significa che chiunque potrebbe costruire il proprio sito web per la propria struttura alberghiera senza l'aiuto di un professionista.

Tutto ciò che serve è registrare il nome di dominio per il tuo sito Web e scegliere un piano di hosting adeguato: la maggior parte delle società di hosting include WordPress o Joomla nei loro servizi.

Online ci sono molti plugin per prenotazioni di Hotel per WordPress e Joomla, spesso offrono anche una semplice sincronizzazione manuale di calendari esterni come servizio di Channel Manager.
Questi software possono essere definiti come "falsi Channel Manager", in quanto il nome o l'aggettivo corretto dovrebbe essere, piuttosto, qualcosa come "sincronizzazione manuale dei calendari di disponibilità".

Ma dov'è la differenza tecnica?

Come abbiamo visto fino ad ora, avere una tecnologia che permette una connessione affidabile è fondamentale per un software Channel Manager, ed è anche quello che lo contraddistingue.

Un Channel Manager "falso" non sarà mai in grado di fornire connessioni API per alcun canale, poiché il suo sistema non è certificato o riconosciuto come "valido" da nessun canale di distribuzione.

Questa è la prima importante differenza che c’è rispetto a un vero Channel Manager, ma anche la tecnologia iCal è estremamente diversa in questi plugin.

Infatti, un vero Channel Manager grazie a dei propri server dedicati, potrà assicurarsi che tutti i calendari iCal siano monitorati automaticamente a intervalli di tempo specifici, come ogni 30 minuti.

Cosa che non può accadere con un falso Channel Manager, in quanto questo non fornisce servizi ma affida l'intera responsabilità di queste azioni al tuo sito Web, che ovviamente non ha la capacità di monitorare o aggiornare calendari iCal, come potrebbe invece fare un server dedicato solamente a questo genere di compiti.

Alcune caratteristiche ulteriori per identificare un "falso Channel Manager"

Questi che elenchiamo sono una serie di scenari sempre presenti nel caso di utilizzo di un plugin che viene venduto come "Channel Manager", quando in realtà non è nulla di tutto questo:

1. Nessuna connessione API per nessun canale

   Tra tutti i canali di distribuzione/OTA con cui questi plugin dicono essere compatibili, ce ne dovrebbero essere alcuni basati su tecnologie API.

   Se tutti i canali sono sincronizzati tramite i calendari iCal, allora questo servizio è probabilmente un "falso Channel Manager".

   Sebbene alcuni canali di prenotazione potrebbero non supportare le connessioni API, la sincronizzazione con le principali OTA come Booking.com o Expedia deve sempre essere basata su connessioni API con un Channel Manager software.

2. Il servizio è gratuito/incluso

   Un vero software Channel Manager non può essere gratuito, è tecnicamente impossibile, poiché tutte le connessioni e la sincronizzazioni sono gestite e garantite da server dedicati. Queste continue trasmissioni sono ovviamente rappresenta un costo per la società fornitrice.

   Se il plugin che stai visualizzando afferma che è gratuito o incluso, è perché fanno in modo che sia il tuo sito web ad eseguire la sincronizzazione con alcuni calendari, manualmente o tramite la programmazione di alcune azioni periodiche.
   In questo caso non hai alcuna garanzia sul fatto che funzionerà correttamente perché non ci sono server che lo fanno per te.

3. Nomi sconosciuti

   Canali come Booking.com o Expedia forniscono un'interfaccia (account Extranet) a ciascun Hotel/gestore di proprietà alberghiere per cercare i profili dei provider di Channel Manager specifici.
   Se non riesci a trovare il nome del tuo plugin o del servizio Channel Manager, sei di fronte ad un falso Channel Manager.

Le strutture ricettive con un budget limitato per gli investimenti probabilmente troveranno questo "falso Channel Manager" conveniente, ma verranno offerti sicuramente servizi inaffidabili che difficilmente saranno uno strumento adatto per aumentare le entrate della propria attività.

Una breve descrizione della nostra soluzione: Vik Booking + Vik Channel Manager ed e4jConnect

Forniamo una soluzione completa di Booking Engine + PMS e Channel Manager per hotel ed ogni altro tipo di struttura ricettiva dal 2008.

e4jConnect è il nome del nostro servizio di Channel Manager, elencato come Premier Connectivity Partner di OTA come Booking.com e Expedia.

Il servizio che offriamo è diverso dalla maggior parte delle soluzioni, poiché è interamente installato sul tuo sito Web Joomla o WordPress.
I due plugin complementari Vik Booking e Vik Channel Manager, sono le soluzioni migliori per albergatori con un sito web in Joomla o WordPress.
Entrambi i plugin hanno centinaia di recensioni di clienti soddisfatti e migliaia di installazioni attive.

Vik Booking è un plug-in all-in-one: Booking Engine + PMS.
Un software potente e certificato che si adatterà perfettamente al tuo sito web Joomla o WordPress.

Puoi iniziare a raccogliere prenotazioni dirette dal tuo sito web con solo pochi minuti di installazione, ed iniziare a risparmiare sulle commissioni dei canali OTA.

Dato che i nostri plugin sono progettati per essere perfettamente integrati all'interno del tuo sito Web, i clienti che visiteranno il tuo sito non verranno mai reindirizzati su altre pagine per completare le prenotazioni.
Inoltre, sarai tu a raccogliere tutte le informazioni ed i pagamenti dei tuoi ospiti.

La nostra soluzione è diversa in quanto tu possiederai il software, al contrario di altre soluzioni che ti permettono di "affittare" un servizio esterno che funge da ulteriore canale di distribuzione ma che renderebbe il tuo sito web una specie di ospite all'interno di un sistema di prenotazione che reinderizzerà i tuoi clienti sul loro sito web.

Con Vik Booking darai il massimo valore al tuo sito web e investirai su qualcosa di tuo.

Vik Channel Manager è un plugin progettato per lavorare insieme a Vik Booking e fornisce tutte le funzioni di connessione necessarie per collegarsi con i vari canali di distribuzione.

Una volta configurato con i tuoi canali di prenotazione preferiti, Vik Channel Manager farà tutto il resto, così potrai concentrarti solo sulla tua attività senza rischiare overbooking o perdere tempo ad aggiornare le tariffe/ disponibilità su tutti i canali di vendita.

e4jConnect è un servizio di Channel Manager pluripremiato, ed in pratica è quello che in questo articolo abbiamo chiamato "server dedicato".

I nostri server dedicati si occuperanno della trasmissione dei dati e di tutte le operazioni quotidiane che devi eseguire, come la modifica delle tariffe delle tue camere o l'aggiornamento automatico della disponibilità a seguito di nuove prenotazioni che hai ricevuto.

Se hai già un sito web basato su WordPress o Joomla o se sei disposto a rinnovare il tuo sito, allora è tempo di provare una soluzione innovativa come la nostra.

Avere un software installato sul tuo sito web farà la differenza, specialmente quando il tuo sito web salirà nel posizionamento sui motori di ricerca, ottenendo un numero sempre più alto di prenotazioni dirette.

Questo ti consentirà di risparmiare denaro sulle commissioni aumentando automaticamente le tue entrate.

Crea qualcosa su misura per la tua proprietà alberghiera.

Sia che tu decida di affidarti ad un'agenzia web che si occuperà del tuo sito, sia nel caso in cui tu abbia delle conoscenze base su come installare due semplici plugin su un sito WordPress o Joomla già esistente.