Negli ultimi anni, il settore dell’ospitalità ha subito una trasformazione profonda. La digitalizzazione ha portato nuove opportunità, ma anche nuove complessità. Oggi, gestire una struttura ricettiva – che si tratti di un hotel, un B&B, un agriturismo o un appartamento in affitto breve – richiede molto più che una buona accoglienza.
I canali di prenotazione si sono moltiplicati: OTA come Booking.com, Expedia e Airbnb competono con il sito ufficiale della struttura e con le prenotazioni dirette via telefono, email o social media. Ognuno di questi canali va aggiornato e monitorato in tempo reale, per evitare overbooking, incoerenze nei prezzi o perdite di opportunità.
In parallelo, le aspettative degli ospiti sono più alte che mai: desiderano conferme immediate, esperienze personalizzate, check-in fluidi e comunicazione costante prima, durante e dopo il soggiorno. Il tutto in un contesto dove le recensioni online influenzano in modo diretto la reputazione e il fatturato.
In questo scenario sempre più competitivo e interconnesso, automatizzare e centralizzare la gestione diventa fondamentale. Ed è proprio qui che entrano in gioco due strumenti chiave: il PMS (Property Management System) e il Channel Manager. Insieme, permettono di semplificare i processi, ottimizzare la distribuzione online e offrire un servizio all’altezza delle nuove esigenze.
La domanda che quindi adesso può sorgere spontanea è per cosa si differenziano PMS e Channel Manager?
La differenza tra PMS (Property Management System) e Channel Manager riguarda le funzioni che ciascuno svolge nella gestione delle strutture ricettive come hotel, B&B, o case vacanza. Anche se spesso lavorano insieme, hanno ruoli distinti:
PMS (Property Management System)
Il PMS è il sistema centrale di gestione della struttura. Le sue funzioni principali sono:
- Gestione delle prenotazioni dirette (telefono, email, sito)
- Check-in e check-out
- Assegnazione delle camere
- Registrazione clienti
- Fatturazione e contabilità
- Gestione della pulizia e manutenzione
- Reportistica e analisi
- CRM e comunicazione con gli ospiti
Channel Manager
Il Channel Manager è lo strumento che collega il PMS ai portali di prenotazione online (come Booking.com, Expedia, Airbnb, ecc.).
- Aggiorna in tempo reale disponibilità e tariffe su tutti i portali
- Riceve automaticamente le prenotazioni da OTA (Online Travel Agencies)
- Evita overbooking sincronizzando il calendario tra i canali
- Alcuni permettono anche la gestione centralizzata delle tariffe
In sintesi:
| Funzione | PMS | Channel Manager |
|---|---|---|
| Gestione operativa | ✅ (check-in, pulizie, fatture) | ❌ |
| Connessione con OTA | ❌ (o limitata) | ✅ |
| Sincronizzazione disponibilità | ❌ (a meno di integrazioni) | ✅ |
| Uso principale | Interno alla struttura | Collegamento con il mondo esterno (OTA) |
| Fatturazione e report | ✅ | ❌ |
Spesso, le strutture li usano insieme: il PMS si integra con il Channel Manager per un flusso di lavoro automatizzato e senza errori (overbooking). Alcuni software offrono entrambi i servizi in un'unica piattaforma (come E4jConnect).
Perché usare PMS e Channel Manager per la gestione della mia struttura?
Una casa vacanze dovrebbe usare sia un PMS che un Channel Manager per massimizzare i guadagni, risparmiare tempo e ridurre gli errori. Ecco i motivi principali:
1. Evitare l’overbooking
Se affitti su più portali (Booking, Airbnb, VRBO...), ogni prenotazione deve aggiornare automaticamente la disponibilità ovunque. Solo un Channel Manager lo fa in tempo reale, evitando che due ospiti prenotino la stessa data.
2. Automatizzare la gestione operativa
Con un PMS, non devi aggiornare tutto manualmente:
- La prenotazione arriva → il PMS assegna automaticamente la camera o la proprietà
- Puoi inviare email automatiche prima/durante/dopo il soggiorno
- Gestisci arrivi, partenze, pulizie e check-in in un’unica piattaforma
3. Gestione centralizzata delle tariffe e disponibilità
Con il Channel Manager puoi cambiare il prezzo o chiudere le date una volta sola, e le modifiche si riflettono su tutti i portali. Senza, dovresti entrare manualmente su ogni OTA.
4. Reportistica e contabilità automatica
Il PMS tiene traccia di entrate, fatture elettroniche, tasse turistiche, e ti permette di generare report utili per analizzare le performance della casa vacanze.
Alcuni ti consentono anche di comunicare i dati ISTAT e Schedine Alloggiati, azione fondamentale per chi lavora in questo campo. Se sei interessato/a abbiamo scritto un articolo su questo argomento.
5. Esperienza professionale per gli ospiti
L'integrazione dei due strumenti permette di:
- Comunicare in automatico con gli ospiti (email con check-in, istruzioni, regole)
- Evitare errori di doppia prenotazione o informazioni mancanti
- Offrire un servizio più fluido e veloce
6. Risparmio di tempo
Una casa vacanze gestita senza channel manager richiede ore ogni settimana tra aggiornamenti manuali, risposte agli ospiti e contabilità. Usando PMS + Channel Manager, puoi automatizzare gran parte di queste attività.
In sintesi:
| Beneficio | Solo PMS | Solo Channel Manager | Entrambi |
|---|---|---|---|
| Niente overbooking | ❌ | ✅ | ✅ |
| Automazione operativa | ✅ | ❌ | ✅ |
| Aggiornamento OTA | ❌ (a meno di integrazioni) | ✅ | ✅ |
| Report & contabilità | ✅ | ❌ | ✅ |
| Esperienza professionale | ✅ | ✅ | ✅ |
Se gestisci più appartamenti o ricevi prenotazioni frequenti, usare entrambi non è un lusso, ma una necessità per restare competitivi.
Perché dovrei scegliere E4jConnect?
E4jConnect è l'unico provider di PMS e Channel Manager completamente integrato nel proprio sito su WordPress o Joomla.
Questo permetterà di aumentare la visibilità sui motori di ricerca consentendo il raggiungimento di un maggior numero di clienti.
La gestione centralizzata permetterà di risparmiare tempo nelle operazioni ripetitive, inoltre grazie al canale AI è possibile lasciare che sia l'intelligenza artificiale a gestire diversi compiti.
E4jConnect può garantire un ottimo servizio infatti è Preferred+ Software Partner di Airbnb, fa parte della Advisory Baord di Booking.com, è Connected Partner di Expedia e Vrbo.
Inoltre offre una grande varietà di connessioni con piattaforme esterne, come può vedere dalla seguente pagina .
Ultima, ma non per importanza, è facilissimo attivarla e sarà completamente gratuita per un mese grazie all’installazione della trial.
FAQ - Frequently Asked Questions
Un PMS (Property Management System) è un software che consente la gestione centralizzata delle operazioni quotidiane di una struttura ricettiva, come prenotazioni, check-in/check-out, contabilità e gestione delle camere.
Con il nostro PMS, VikBooking, potrai anche avere accesso a comunicazioni dirette ed automatiche con ISTAT, Schedine Alloggiati e Agenzia delle Entrate.
Un Channel Manager è uno strumento che collega il PMS con i portali di prenotazione online (OTA) e sincronizza in tempo reale disponibilità e tariffe, evitando overbooking e garantendo una presenza aggiornata su tutti i canali.
Vik Channel Manager lavora assieme a VikBooking per consentire una gestione sicura e ottimale per gli ospiti e la struttura.
Il PMS gestisce le operazioni interne di hotel e case vacanza, mentre il Channel Manager si occupa della distribuzione online delle camere. Lavorano in sinergia per semplificare la gestione e aumentare le prenotazioni.
Con la soluzione all-in-one di E4jConnect avrai a portata di mano un software capace di gestire tutte le più importanti attività di una struttura: dalla trasmissione automatica di disponibilità e prezzi alla gestione automatizzata di messaggi ed email per tutti i clienti.
Un PMS semplifica la gestione quotidiana, riduce gli errori manuali, migliora l’efficienza del personale e consente di offrire un’esperienza migliore agli ospiti.
VikBooking ha sviluppato proprio dopo la grande richiesta dei suoi clienti, un Task Manager che permette di gestire al meglio la comunicazione con i propri lavoratori anche esterni (ditte di pulizie, manutenzione, richieste particolari).
Aggiornando in tempo reale la disponibilità delle camere su tutti i portali di vendita, il Channel Manager riduce drasticamente il rischio di doppie prenotazioni.
E4jConnect può garantire un elevato livello di connessione in quanto Preferred+ Software Partner di Airbnb, fa parte della Advisory Baord di Booking.com, è Connected Partner di Expedia e Vrbo.
Non è obbligatorio, ma integrarli offre il massimo vantaggio: il PMS gestisce le attività interne, mentre il Channel Manager ottimizza la distribuzione online. Insieme offrono una gestione completa e automatizzata.
Consentono di ridurre i costi operativi, ottimizzare l’occupazione, aumentare le vendite dirette e ridurre la dipendenza da agenzie esterne.
E4jConnect ti permette di aumentare la tua visibilità sui motori di ricerca e al tempo stesso di raggiungere più clienti possibili grazie alla sincronizzazione con le OTA.
Assolutamente sì. Anche le piccole strutture possono risparmiare tempo, migliorare l’organizzazione e competere online con realtà più grandi.
E4jConnect offre anche la sincronizzazione con canali dedicati al tuo B&B come Bed-And-Breakfast.it .
Interfaccia intuitiva, integrazione con Channel Manager, gestione prenotazioni, reportistica avanzata, fatturazione, CRM e supporto multilingua.
VikBooking li rispetta tutti ed inoltre potrai anche organizzare i compiti dei tuoi operatori fornendo loro un calendario aggiornato in tempo reale.
Valuta le esigenze della struttura, il budget disponibile, la facilità d’uso, le integrazioni disponibili, l’assistenza clienti e le recensioni degli utenti.
E4jConnect racchiude tutte queste caratteristiche ed inoltre ti permette di iniziare con una prova gratuita di 30 giorni.
