Negli ultimi anni, il self check-in è diventato una pratica sempre più diffusa nel mondo degli affitti brevi, semplificando la gestione degli arrivi, offrendo maggiore flessibilità agli ospiti e permettendo ai property manager di operare anche a distanza. Tuttavia, in Italia questa modalità si è trovata al centro di un acceso dibattito, tra normative contraddittorie, divieti locali e sentenze che ne hanno messo in discussione la legittimità.
Tutto ha avuto inizio nel novembre 2024, quando il Ministero dell’Interno ha emanato una circolare che vietava espressamente il self check-in non presidiato, imponendo l’obbligo di identificazione fisica degli ospiti. Secondo il Viminale, il controllo diretto era necessario per garantire l’autenticità del documento d’identità e prevenire rischi per la sicurezza pubblica. Questa misura, però, è stata subito criticata dalle associazioni di settore, considerate anacronistica e non in linea con le esigenze del turismo moderno.
La svolta è arrivata nel maggio 2025: il TAR del Lazio ha annullato la circolare, accogliendo il ricorso della Federazione Associazioni Ricettività Extralberghiera (FARE). Il tribunale ha stabilito che non esiste un obbligo normativo di identificazione “de visu” e che la legge consente modalità telematiche o automatizzate di registrazione, purché i dati siano correttamente trasmessi alla Questura tramite il portale Alloggiati Web. Questa sentenza ha restituito piena legittimità al self check-in, riaprendo la possibilità di usare smart lock, tastierini numerici e cassette con chiavi.
Tuttavia, Oltre alla normativa nazionale, è cruciale considerare anche i regolamenti locali, che possono aggiungere ulteriori strati di complessità. Il caso di Firenze è emblematico: la città ha introdotto una regolamentazione stringente sugli affitti brevi nel centro storico, vietando nuove strutture. Questo non riguarda direttamente il self check-in, ma sottolinea come le amministrazioni locali possano intervenire con norme proprie, influenzando le modalità operative. Per il self check-in, alcune città potrebbero richiedere specifiche autorizzazioni o imporre requisiti aggiuntivi per garantire il controllo del territorio.
Impatto dell’overtourism e self check-in
Per comprendere appieno il contesto del dibattito sul self check-in, è fondamentale considerare il fenomeno dell’overtourism, ovvero il sovraffollamento turistico che mette sotto pressione molte città d’arte italiane. Firenze, Venezia, Roma e altri luoghi simbolo affrontano quotidianamente problemi di congestione, impatto ambientale e tensioni sociali causate dall’eccesso di visitatori.
Secondo dati recenti di Istat e Osservatorio Nazionale del Turismo, nel 2024 l’Italia ha registrato oltre 234 milioni di pernottamenti in strutture extralberghiere, con un incremento del 12% rispetto al 2019, periodo pre-pandemia. Solo Firenze, nello stesso arco temporale, ha visto un aumento del 18% delle registrazioni di affitti brevi, mentre Venezia ospita più di 30 milioni di visitatori all’anno, con punte di oltre 100.000 visitatori giornalieri nei mesi estivi.
L’aumento delle presenze turistiche, amplificato dall’uso di piattaforme digitali e dall’adozione del self check-in, ha accentuato alcune criticità tipiche dell’overtourism: sovraffollamento delle aree storiche, pressione sulle infrastrutture e servizi pubblici, aumento dei costi immobiliari con conseguente espulsione dei residenti, oltre a problemi di sicurezza e degrado ambientale.
Normative sul self check-in in Italia e tutela della privacy (GDPR)
Il self check-in in Italia è regolato da normative specifiche che mirano a garantire la sicurezza pubblica e la corretta gestione dei dati degli ospiti. In base all’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), i gestori delle strutture ricettive devono registrare e trasmettere i dati degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web entro 24 ore dall’arrivo.
Parallelamente, il self check-in comporta importanti obblighi in materia di protezione dei dati personali. Il GDPR (Regolamento UE 2016/679) impone una gestione attenta e sicura delle informazioni raccolte, quali nome, documento d’identità e date di soggiorno. È quindi fondamentale utilizzare canali protetti e tecnologie conformi, evitando strumenti insicuri come email o messaggistica non crittografata. Gli ospiti devono ricevere un’informativa chiara e trasparente sul trattamento dei dati e fornire un consenso esplicito. Inoltre, la conservazione dei dati deve rispettare le tempistiche previste dalla legge, e la comunicazione obbligatoria alla Questura deve avvenire attraverso il portale Alloggiati Web in modo tempestivo e corretto.
In sintesi, per i property manager adottare il self check-in significa operare nel rispetto di una normativa complessa e in evoluzione, che richiede attenzione sia agli aspetti legali sia alle best practice in tema di privacy e sicurezza digitale.
Come fare il check-in in affitti brevi
Il check-in, sia tradizionale che self, non è solo una procedura operativa ma un preciso obbligo di legge. In Italia, il gestore della struttura ricettiva deve rispettare l’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), che stabilisce le modalità di identificazione degli ospiti e la corretta comunicazione dei dati alle autorità competenti. Di seguito, i principali passaggi previsti dalla normativa:
- Identificazione dell’ospite: acquisire copia o fotografia del documento d’identità valido e verificarne l’autenticità.
- Registrazione dei dati su Alloggiati Web: entro 24 ore dall’arrivo (o immediatamente per soggiorni di una sola notte), i dati devono essere inviati telematicamente alla Questura tramite il portale dedicato.
- Conservazione dei dati: i documenti vanno conservati per almeno 3 anni, nel rispetto delle normative sulla privacy (GDPR).
Check-in tradizionale: il gestore accoglie l’ospite di persona, controlla il documento, ne fa copia o foto, manualmente o tramite un software compila e invia la schedina alloggiati e consegna le chiavi o abilita l’accesso.
Self check-in conforme: l’ospite invia tramite app o software una scansione del documento e un selfie per la verifica; il sistema verifica l’autenticità e archivia i dati; il gestore trasmette i dati alla Questura tramite Alloggiati Web, spesso automaticamente tramite software per property manager come e4jConnect Vik Booking; l’accesso è garantito da smart lock o key box, se consentito dalle normative locali.
Consigli pratici:
- Utilizzare software che permettono una comunicazione automatizzata per Alloggiati Web.
- Adottare soluzioni certificate per la verifica documentale.
- Fornire informativa privacy chiara e ottenere consenso esplicito dagli ospiti.
- Verificare sempre le normative specifiche del Comune o Regione.
Tecnologie per self check-in e smart lock
Le tecnologie oggi disponibili rendono il self check-in più semplice, sicuro e conforme. Smart lock e cassette con codici temporanei (key box) permettono l’accesso autonomo degli ospiti, riducendo la necessità di presenza fisica.
Un esempio è Vikey, che funziona con il gestionale e4jConnect, permettendo una gestione centralizzata degli accessi e la generazione automatica di codici per ogni prenotazione. Questo facilita il rispetto delle norme di sicurezza e privacy, offrendo agli host uno strumento affidabile e scalabile.
Impatto operativo ed economico per i property manager
Per i gestori di affitti brevi, il self check-in rappresenta una grande opportunità. Automatizzare il processo riduce i costi del personale dedicato e semplifica la gestione di più strutture o prenotazioni contemporanee.
Inoltre, un check-in rapido e digitale migliora l’esperienza dell’ospite, diminuendo i tempi di attesa e aumentando la soddisfazione, con effetti positivi sulle recensioni e sulle future prenotazioni.
Prospettive future e innovazioni nel settore ricettivo
La trasformazione digitale nel turismo è in pieno sviluppo, con tecnologie avanzate che ridefiniscono il self check-in.
- Intelligenza Artificiale (IA): chatbot e assistenti virtuali forniscono supporto continuo; l’analisi predittiva permette di personalizzare i servizi; l’automazione snellisce le procedure, riducendo errori.
- Riconoscimento facciale: consente un check-in rapido e sicuro, accesso senza chiavi fisiche e autenticazione di pagamenti contactless.
- Ecosistema digitale integrato: IA, riconoscimento facciale, IoT e automazione collaborano per offrire un’esperienza personalizzata, efficiente e sostenibile, ponendo al centro la soddisfazione dell’ospite e la tutela ambientale.
Conclusioni
La vicenda del self check-in evidenzia l’urgenza di una regolamentazione nazionale chiara, uniforme e tecnologicamente consapevole, capace di governare l’innovazione senza ostacolarla. Solo così si potrà coniugare la crescita del turismo digitale con la tutela dei territori, mitigando gli effetti negativi dell’overtourism e valorizzando il patrimonio culturale italiano.
