Gestire una struttura ricettiva significa avere tutto sotto controllo: dalle prenotazioni degli ospiti alle pulizie quotidiane, fino agli interventi di manutenzione. Ma quando le attività aumentano, affidarsi a post-it o gruppi WhatsApp non basta più.
È qui che entra in gioco il Task Manager integrato di Vik Booking — uno strumento intelligente, sviluppato da e4jConnect, pensato per semplificare la gestione di pulizie e manutenzioni in modo chiaro, veloce e preciso. Che tu gestisca un hotel, un B&B, una casa vacanze o un intero portafoglio di immobili, questa funzionalità può davvero fare la differenza nella gestione quotidiana.
Perché integrare un Task Manager nel tuo software di prenotazione?
Nel mondo dell’ospitalità, il tempismo è tutto. Gli ospiti si aspettano camere perfettamente pulite, servizi funzionanti e un’esperienza senza intoppi.
Dietro le quinte, serve un’organizzazione impeccabile e una comunicazione efficiente tra i membri del team.
Con il Task Manager di Vik Booking, hai tutto a portata di mano direttamente nel pannello di controllo:
- Task di pulizia generati automaticamente
- Assegnazione del personale e monitoraggio in tempo reale
- Gestione della manutenzione, programmata o su segnalazione
- Automazioni basate sulle prenotazioni
Vediamo come ogni funzionalità può aiutarti a lavorare meglio.
Pulizie pianificate in automatico in base al flusso degli ospiti
Dimentica la pianificazione manuale delle pulizie ogni mattina. Il Task Manager crea automaticamente i task in base ai check-out, tipo di camera e durata del soggiorno.
Che si tratti di un cambio camera in giornata o di una pulizia approfondita dopo una lunga permanenza, le attività vengono generate in tempo reale. Puoi assegnare i compiti ai singoli addetti, seguire l’avanzamento e assicurarti che ogni camera sia pronta — senza Excel o incertezze.
Ideale per:
- Hotel con turni di pulizia
- Case vacanza con cambi frequenti
- B&B con personale ridotto
Un sistema che si adatta sia agli hotel che agli affitti brevi
Che tu gestisca un hotel con staff interno o più alloggi distribuiti, la complessità operativa fa parte del lavoro. Con il Task Manager di Vik Booking, puoi gestire pulizie, ispezioni e manutenzioni da un’unica interfaccia, adattandoti facilmente a ogni situazione.
I manager di hotel possono monitorare più camere e turni contemporaneamente, mentre host e property manager possono organizzare cambi camera, gestire il personale da remoto e affrontare i picchi stagionali — senza cambiare strumenti o piattaforme.
Ogni attività è collegata a una prenotazione specifica per garantire interventi puntuali e rilevanti. Il sistema cresce insieme a te, sia che gestisca pochi appartamenti o una struttura di grandi dimensioni.
Assegna, traccia e personalizza ogni attività
Dal pannello di controllo puoi assegnare i compiti al personale e seguirne lo stato in tempo reale. Il sistema include stati predefiniti come “In attesa”, “In corso” e “Completato”, ma puoi personalizzarli per adattarli al tuo flusso operativo.
Vuoi qualcosa di più specifico?
Crea stati personalizzati come:
- “In attesa di ispezione”
- “Pronto per l’ospite”
- “Serve intervento tecnico”
- “Assegnato alla manutenzione
Così puoi modellare il Task Manager sulle reali esigenze della tua struttura.
Manutenzione: gestiscila in modo semplice e proattivo
Il Task Manager non si limita alle pulizie: ti aiuta anche a tenere sotto controllo la manutenzione.
Puoi creare manualmente task per segnalare problemi — come un rubinetto che perde o una tapparella rotta — oppure configurare regole automatiche. Ad esempio, puoi programmare un’ispezione dopo una lunga permanenza o tra due prenotazioni.
Gestire la manutenzione in modo proattivo ti permette di evitare reclami e preservare il valore della tua struttura nel tempo.
Chat interna per una comunicazione più efficace
Un’operatività fluida richiede una comunicazione altrettanto fluida — soprattutto quando emergono imprevisti.
Con Vik Booking puoi contare su una chat interna, collegata direttamente a ogni prenotazione. Manager e staff possono scambiarsi messaggi in tempo reale, allegare foto, commenti o segnalare problemi direttamente all’interno del task.
Utile per:
- Segnalare guasti o anomalie in modo immediato
- Condividere immagini e dettagli operativi
- Ridurre errori, ritardi e fraintendimenti
Niente più messaggi persi su WhatsApp o email: tutto resta tracciato e centralizzato.
In sintesi: più controllo, meno stress
Che tu gestisca un hotel boutique, un B&B familiare o una rete di case vacanza, il Task Manager di Vik Booking ti aiuta a:
- Restare organizzato
- Rispondere rapidamente alle esigenze operative
- Offrire un servizio impeccabile
Vuoi semplificare davvero la gestione della tua struttura?
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FAQ – Frequently Asked Questions
Un software centralizzato per la gestione delle attività consente di automatizzare i programmi di pulizia, assegnare il personale e monitorare in tempo reale lo stato delle camere.
Il Task Manager di Vik Booking genera automaticamente i compiti in base alle prenotazioni, li assegna agli addetti specifici e ti permette di controllarne l’avanzamento direttamente dalla dashboard.
Gli strumenti di automazione collegati alle prenotazioni attivano automaticamente i task di pulizia dopo il check-out, riducendo il lavoro manuale e prevenendo ritardi.
Con Vik Booking, le pulizie vengono programmate automaticamente in base all’orario di uscita, al tipo di camera o alla durata del soggiorno, rendendo i turnover rapidi ed efficienti.
È fondamentale utilizzare strumenti che permettano il monitoraggio in tempo reale con stati personalizzabili come “In corso” o “Completato”. La trasparenza mantiene il team coordinato e le operazioni fluide.
Vik Booking supporta sia stati predefiniti sia personalizzati, così puoi rappresentare ogni fase del flusso di lavoro direttamente dal pannello di controllo.
Sì, automatizzare le pulizie garantisce costanza e puntualità, evitando dimenticanze che possono causare recensioni negative o ospiti insoddisfatti.
Vik Booking ti aiuta a essere proattivo generando automaticamente i task di pulizia e facilitando la comunicazione rapida tramite chat interna.
Un sistema di segnalazione e messaggistica veloce è essenziale. Il team deve poter comunicare istantaneamente, idealmente con la possibilità di condividere immagini e aggiornamenti.
Vik Booking include una chat integrata collegata a ogni prenotazione, dove lo staff può segnalare problemi come lampade rotte o cavi scoperti, anche allegando foto.
Usa una piattaforma multi-struttura che supporti la delega dei task, la sincronizzazione con i calendari delle prenotazioni e il monitoraggio da remoto, fondamentale per i property manager.
Vik Booking ti permette di gestire i task di tutte le tue proprietà da un unico pannello, adattandosi sia agli hotel sia agli affitti brevi distribuiti.
Le funzionalità chiave includono la creazione automatica dei task, l’assegnazione del personale, il tracciamento dello stato delle attività, la messaggistica interna e la registrazione delle manutenzioni.
Vik Booking offre tutti questi strumenti integrati, senza bisogno di integrazioni esterne, ideale sia per piccoli team che per grandi strutture.
Molti manager pianificano pulizie approfondite dopo soggiorni lunghi o durante i periodi di pausa tra una prenotazione e l’altra. La costanza e l’automazione sono fondamentali per non dimenticarle.
Vik Booking ti consente di attivare automaticamente task di manutenzione o pulizia profonda dopo un numero definito di notti o intervalli tra prenotazioni.
Sì, puoi provare tutte le funzionalità di Vik Booking, incluso il Task Manager, con una prova gratuita di 30 giorni senza necessità di configurazioni aggiuntive o installazioni software.
