Vik Channel Manager Documentazione Ufficiale

versione 1.5.1

Abbreviazioni

L'estensione Channel Manager, e anche i portali, spesso usano abbreviazioni per descrivere alcune funzioni o caratteristiche. Ecco una lista di acronimi utilizzati per abbreviare i nomi di certe azioni:

  • VCM - Vik Channel Manager, l’estensione che stai utilizzando.
  • IBE - Independent Booking Engine, è il motore di booking VikBooking. A volte è chiamato anche VB o VBO.
  • LOS - Length of Stay. Questo acronimo è usato per descrivere il modello prezzi o la durata minima o massima di una restrizione.
  • OTA - Di solito si riferisce a Online Travel Agency. Il portale/canale dove la tua proprietà è listata.
  • RQ - Significa Request. Puoi trovare questa parola nelle Notifiche di VCM per le richieste di update inviate al server e4jConnect.
  • RS - Significa Response. Di solito si riferisce alla risposta di un Canale dopo una request. Lo puoi trovare nelle Notifiche di VCM.
Wizard

Una volta che Vik Channel Manager sarà installato sul tuo sito, la prima pagina visualizzata nel back-end sarà lo Wizard.

e4jConnect API Key

Questa pagina ti aiuterà ad attivare l'estensione con tutti i canali ai quali sei iscritto. Ti verrà chiesto di inserire la tua API Key personale e4jConnect e il sistema controllerà se è attiva.

La response salverà la tua API Key nel database in caso di successo. Altrimenti verrà visualizzato un messaggio di errore.

Attiva Canali

Quando la tua API Key è stata validata, lo Wizard ti permetterà di scaricare tutti i canali assegnati alla tua API Key. Una volta che la richiesta è completa, tutti i canali saranno abilitati nella sezione amministratore delle estensioni, e saranno pronti ad essere preparati e usati.

Dashboard

La Dashboard è la task principale del back-end di Vik Channel Manager. Da questa pagina puoi ottenere informazioni utili sui tuoi canali e sulle operazioni recenti.

e4jConnect Status

Il lato sinistro della Dashboard mostra un riassunto delle tue connessioni con il server e4jConnect, inclusi tutti i canali che erano abilitati per la tua API Key e due pulsanti: "Check the Expiring Date of your API Key" e "Activate Channels".

Il primo pulsante "Check the Expiring Date of your API Key" mostrerà la data di quando scadrà la tua API Key. Prima di allora dovresti rinnovare la tua iscrizione comprando gli stessi canali da e4jConnect.com. Nel caso scegliessi una iscrizione ricorrente durante il primo checkout, allora il sistema rinnoverà la tua API Key automaticamente e invierà la fattura dello stesso prezzo al tuo account.

Il pulsante "Activate Channels" invece mostrerà tutti i canali abilitati per la tua API Key. Per esempio, se decidi di iniziare a usare e4jConnect solo con il canale TripConnect ma vuoi anche aggiungere Expedia, Agoda.com e Booking.com alla tua API Key, dovresti ottenere quei canali da e4jConnect.com e alla fine del pagamento, la tua API Key avrà accesso a quei canali.

Notifiche

Il lato destro della Dashboard mostra gli ultimi aggiornamenti che il sistema ha salvato nel database per tenere traccia di quel che è successo.

La maggior parte delle notifiche verranno inoltre inviate tramite email all'indirizzo email dell'amministratore. Per esempio, quando ricevi una nuova prenotazione da un portale, una modifica o una cancellazione di una prenotazione, il sistema avvertirà anche l'amministratore via email.

Notifiche

Impostazioni

La pagina di configurazione mostra alcuni parametri globali relativi all'intera estensione, e delle impostazioni relative al canale attualmente in uso.

Configurazione Globale

Le impostazioni mostrate in cima alla pagina si applicheranno a tutti i canali:

  • Auto-Synch - Quando questa impostazione è abilitata, ogni volta che una nuova prenotazione viene Confermata o Pagata nel front-end di VikBooking, VCM avvertirà tutti i canali che stai usando per impostare la nuova disponibilità per quelle date e quella camera. Questa impostazione si applica solo ai canali che hanno disponibilità in certe date, come Expedia, Agoda e Booking.com
  • eMail per Notifiche - Questo è l'indirizzo email usato per inviare notifiche o messaggi importanti all'amministratore. Solo un indirizzo può essere specificato.
  • Formato Data - Seleziona il formato da utilizzare per mostrare le date. In alcuni casi, il formato militare Y-m-d sarà usato per inviare notifiche ai canali che richiedono questo formato.
  • Simbolo Moneta - Inserisci il simbolo per la tua moneta. Simboli HTML sono permessi. Non inserire nome o codice, solo il simbolo.
  • Codice Moneta - Il codice ISO 4217 per la moneta di default del tuo sito. Questa dovrebbe essere la moneta del tuo paese, quella che hai usato per inserire i prezzi. Selezionane uno dalla lista.
  • Opzione di Pagamento di Default - Alcuni canali inviano nuove prenotazioni come non pagate. Questa impostazione serve ad assegnare queste prenotazioni a un metodo di pagamento di default. In questa situazione Vik Channel Manager invierà un messaggio email al cliente per aver pagato la prenotazione con l'URL del tuo sito. TripConnect Instant Booking è un canale che può essere configurato per ricevere prenotazioni con lo status non pagato. Questa impostazione non si applica a nessun canale.

Da questa pagina puoi vedere o cambiare (per qualsiasi ragione) la tua e4jConnect API Key:

e4jConnect API Key

Parametri del Canale

A seconda del canale correntemente "in uso", la pagina delle impostazione mostrerà i parametri del canale per una configurazione specifica.

Selettore Canali

L'ultimo menù a destra mostra il canale attualmente selezionato. Cambiando canale in uso, VCM caricherà un menù differente, a seconda delle azioni che il canale può compiere.

Questo menù conterrà tutti i canali abilitati sulla tua e4jConnect API Key personale.

Selettore Canali

Nello screenshot sovrastante il canale in uso è Expedia, e potremmo cambiare ad altri canali.

Setup iniziale dei canali
Attivazione

Per attivare ciascun canale della tua API Key, è necessario selezionare il canale che desideri configurare dal Selettore Canali. Selezionando un canale, sarai reindirizzato alla sua pagina impostazioni.

La pagina impostazioni è divisa in 2 parti, la parte superiore indica alcuni parametri generici del channel manager, mentre la parte inferiore indica impostazioni specifiche per il canale. Dovresti riempire tutte le impostazioni del canale e poi cliccare sul tasto salva. Di solito, dalla pagina Impostazioni puoi inserire le tue credenziali e l'Hotel ID per il canale e altre informazoni necessarie per il portale. Questo chiaramente dipende da che canale stai configurando.

Una volta che la pagina impostazioni è stata riempita e salvata, è necessario seguire un ultimo passo, che è l'attivazione effettiva. A seconda del tipo di canale che stai configurando, ci sono diverse procedure da seguire.

Canali con un tipo di sincronizzazione Two-Way, che supportano ritiro prenotazioni, disponibilità, restrizioni e aggiornamento inventari (come Booking.com, Expedia, Agoda etc...), richiedono che le camere siano legate al booking engine. Il collegamento camere è l'ultimo passo da seguire prima che il canale sia pienamente abilitato. Puoi lanciare la sincronizzazione dal menù Hotel - Sincronizza Camere.
Inoltre, i canali Two-Way, potrebbero richiedere l'invio di Disponibilità e Tariffe della tua proprietà. A volte, collegare la tua proprietà a Channel Manager potrebbe resettare questa configurazione perchè il portale vuole che tu invii le tariffe e disponibilità tramite il Channel Manager. Quando riceverai l'email di conferma dal portale, per l'attivazione del Channel Manager, questo messaggio dovrebbe dire se la Sistemazione ha rimosso tutte le tariffe e disponibilità. In questo caso è necessario inviare l'inventario dalla pagina Hotel - Disponibilità e Tariffe. Preghiamo di riferirsi alla documentazione di ogni configurazione canale, per vedere come inviare le proprie tariffe e disponibilità durante la prima attivazione.

Canali che supportano la meta-search o campagne cost-per-click come TripAdvisor e Trivago, richiedono che tu invii i dettagli Hotel e l'inventario Camere. Dal menù Hotel - Dettagli Hotel puoi inserire le informazioni riguardanti la tua proprietà che saranno inviate automaticamente al portale. Quando i dettagli Hotel sono stati inviati, dovrai scegliere alcuni tipi di camere da essere usati per la disponibilità risposte. Puoi abilitare o disabilitare dei tipi di camera dal menù Hotel - Inventario Camere.

Canali che supportano solo sincronizzazione tramite iCal come Airbnb, Wimdu, Flipkey, Holidaylettings ecc... richiedono come passo finale, di configurare l'URL da usare per il download e upload delle disponibilità in formato iCal. Segui la documentazione di uno di questi canali per scoprire come trovare e inviare l' URL di Sincronizzazione.

Lista dei canali
TripAdvisor - TripConnect

Il canale TripConnect include vari servizi: Meta Search per Campagne Cost-Per-Click, Booking Istantaneo, Review Express, ROI Tracking.

Configurazione in 3 Passi

Per iniziare ad utilizzare il canale TripConnect, ci sono 3 passi che dovresti seguire in Vik Channel Manager.
1. Seleziona il canale TripConnect e clicca la pagina Impostazioni. Qui dovresti inserire il tuo Hotel ID di TripAdvisor (Controlla la sezione sottostante per capire dove ottenerlo) e inserisci i dettagli della tua linea di condotta.
2. Inserisci i dettagli del tuo hotel dal menù hotel.
3. Inserisci il tuo inventario camere. Almeno un tipo di camera deve essere stato pubblicato per TripAdvisor, altrimenti non ci sarà mai disponibilità.

Dopo aver seguito i 3 passi descritti sopra, la tua proprietà sarà disponibile nell'inventario e4jConnect, che sarà periodicamente scaricato da TripAdvisor, una volta al giorno. Tuttavia, ci vorranno 48 ore prima che TripAdvisor connetta la tua proprietà al loro inventario. Una volta che la connessione all'inventario sarà stabilita, potrai registrarti dalla tua pagina su TripAdvisor a qualsiasi servizio TripConnect

Impostazioni Canale - TripConnect

  • TripAdvisor ID - Il tuo Hotel ID su TripAdvisor. Questa impostazione è fondamentale per iniziare ad usare i servizi di TripConnect. Senza il TripAdvisor ID la comunicazione tra il tuo server e TripAdvisor non funzionerà.
    L'immagine sottostante ti mostra come vedere il tuo TripAdvisor ID nella tua pagina hotel su TripAdvisor:

Impostazioni Canale - TripConnect - Parametri Globali

  • URL Tipo - TripConnect Meta Search mostra un pulsante all'utente per fargli piazzare l'ordine direttamente dal tuo sito. Quel pulsante indirizzerà a una pagina specifica sul tuo sito e può essere o la pagina Dettagli Camera o la pagina Risultati Ricerca
Hotel - Dettagli

Questa pagina ti permette di inviare i dettagli del tuo hotel, che verranno aggiunti all'Inventario per TripConnect.
Prima di visitare questa pagina, assicurati di aver inserito il tuo TripAdvisor ID dalla pagina delle impostazioni, o la richiesta di invio fallirà.

Campi Richiesti
  • Nome - Il nome del tuo Hotel come su TripAdvisor.
  • Indirizzo - L'indirizzo del tuo hotel come su TripAdvisor.
  • Città - Il nome della città come su TripAdvisor. Deve essere scritto in Inglese.
  • Nazione - Il nome della nazione in Inglese.
  • URL - Il Base-URL del tuo sito. Il sistema riempirà questo campo automaticamente.
  • eMail - L'indirizzo email che deve essere contattato dai tuoi clienti.
Campi Opzionali
  • Stato/Prov. - Il nome dello stato in cui risiede il tuo Hotel (Se la tua Nazione ha stati) o la provincia in cui si trova la tua città. Scritto in lingua Inglese, per assicurarsi un buon riscontro con l'inventario.
  • Latitudine - La latitudine dell'hotel espressa come un numero float (es. 2.76543). Usa Google Maps per trovare la giusta latitudine.
  • Longitudine - La longitudine dell'Hotel espressa come un numero float (es. 44.9632). Usa Google Maps per trovare la giusta longitudine.
  • Descrizione - Massimo di caratteri consentiti: 1000. Non utilizzare nessun tag HTML.
  • Servizi - Questi sono i servizi di TripAdvisor che hai probabilmente già selezionato durante la prima registrazione su TripAdvisor.
  • Numero di Telefono - Il numero di telefono che i tuoi clienti possono contattare.
  • Fax - Il numero di fax da dare ai tuoi clienti.
Form di invio

Questa è la form dell'invio dei dettagli dell'Hotel. Una volta che i dettagli sono stati inviati correttamente, Vik Channel Manager li salverà e li renderà modificabili in qualsiasi momento. Ogni modifica sarà inviata anche a TripAdvisor in tempo reale.

Hotel - Inventario Camere

Da questa pagina potete gestire le camere del vostro Hotel che devono essere considerate per le richieste di disponibilità inviate da TripAdvisor.
Prima di visitare questa pagina assicuratevi di aver inviato i Dettagli Hotel. Le camere indicate sono chiaramente quelle create da VikBooking.

Campi Camere
  • Nome - Il nome della camera da mostrare ai visitatori di TripAdvisor (può essere diverso da come si chiama la camera su VikBooking)
  • Costo Default per notte - I prezzi delle camere saranno calcolati esattamente nello stesso modo di VikBooking, quindi considerando i prezzi di bassa e alta stagione dichiarati in Prezzi Speciali. Tuttavia, un costo di default per notte è richiesto da TripAdvisor.
  • URL Camera - Il sistema genererà automaticamente questo URL.
  • Descrizione - La descrizione della tua camera.
  • Servizi - Questo è un campo opzionale e puoi selezionare alcuni servizi per la camera.
Form di Invio

Questa è la form di invio dei Dettagli della Camere. Quando i dettagli saranno inviati correttamente, Vik Channel Manager li salverà e saranno modificabili in qualsiasi momento. Ogni modifica sarà inviata anche a TripAdvisor in tempo reale. Le camere possono avere uno status Published oppure Unpublished.

Ordini - Status

Questa pagina indica tutte le prenotazioni per le quali è stata inviata un email da TripAdvisor a un cliente per aver lasciato una recensione. Questa pagina fa parte del servizio Review Express, incluso nel servizio TripConnect che stai usando tramite la tua unica e4jConnect API Key.

Ordini - Review Express

Questa pagina mostra alcune statistiche riguardo il tua account TripConnect. Tutte le informazioni mostrate sono aggiornate in tempo reale.

Esempio

Questa è la pagina delle statistiche:

Ordini - Overview

Questa pagina mostra la disponibilità globale delle tue camere in un dato mese. Le prenotazioni mostrate includono quelle ricevute dal tuo sito con VikBooking.

Filtri e disponibilità

Con il menù dropdown potrai selezionare il mese per il quale desideri visualizzare le disponibilità. Il menù indicherà tutti i mesi che contengono prenotazioni.
I giorni in rosso sono quelli che contengono prenotazioni Confermate. Le celle rosse indicano il numero di prenotazioni ricevute per quella camera in quel giorno.

Airbnb

Il canale per Airbnb si basa su un sistema ICS-Sync. Questo significa che Airbnb e il server centrale di e4jConnect si scambieranno file ICS (formato iCal) contenenti le informazioni sui booking e la disponibilità dei tuoi pezzi. Con questa integrazione non sarà possibile aggiornare le tariffe o qualsiasi altra cosa, non viene supportato questo genere di operazione.

Airbnb Sincronizzazione Calendari

In order to have the ICS Calendar of Vik Channel Manager automatically imported to Airbnb, you need to tell Airbnb what's your synchronization URL for the calendar.

Per poter importare il calendario ICS di Vik Channel Manager su Airbnb, devi comunicare ad Airbnb il tuo URL di sincronizzazione del calendario.

Per ogni camera che vuoi connettere ad Airbnb, dovrai svolgere i seguenti passaggi:

  1. Dalla pagina di amministrazione di Vik Channel Manager, andare sulla voce di menù Hotel > Proprietà.
    Copia il link contenuto nel campo "e4jConnect download url". Questo è l'URL da comunicare ad Airbnb per importare il calendario delle disponibilità:
    ICS Channel Import
  2. Dal tuo account Airbnb, apri la pagina Listings e seleziona la proprietà corrispondente a quella che vuoi sincronizzare.

    Airbnb Import Calendar

  3. Dalla scheda Disponibilità (Availability), cerca la sezione Sincronizzazione Calendari.

    Airbnb Import Calendar

  4. Clicca su "Importa Calendario" ed incolla il link copiato in precedenza dal campo "e4jConnect Download URL" all'interno del campo "Incolla qui il link del tuo calendario". Come opzione, puoi scegliere un nome per questo calendario, noi suggeriamo di utilizzare qualcosa di simile a "Channel Manager o "e4jConnect".

    Airbnb Import Calendar

Ecco fatto. Ora Airbnb scaricherà periodicamente il file ICS con le disponibilità aggiornate del tuo listino.

Da Airbnb a Channel Manager

This is the inverse synchronization setup: e4jConnect will periodically download the availability from Airbnb. Your Channel Manager will automatically store the new bookings on your website and will automatically sync with other channels (if any).

Questa è la configurazione per la sincronizazione inversa: e4jConnect scaricherà periodicamente la disponibilità da Airbnb. Il tuo Channel Manager salverà automaticamente le nuove prenotazioni e le sincronizzerà con gli altri canali (se presenti).

Per poter prerare il Channel Manager all'importazione delle prenotazioni da parte di Airbnb, dal tuo account nel sito di Airbnb è necessario individurare la sezione "Esporta Calendario" per la proprietà da sincronizzare. Questa operazione deve essere ripetuta per ogni proprietà.
I seguenti passaggi ti guideranno nella procedura:

  1. Vai nella pagina Airbnb "Listing Configuration" > scheda "Disponibilità" > "Sincronizzazione Calenari".

    Vik Channel Manager ICS Retrieval URL

  2. Questa volta dovrai cliccare su "Esporta Calendario" e copiare il link di esportazione del calendario di Airbnb

    Vik Channel Manager ICS Retrieval URL

  3. Incolla il link nel campo "e4jConnect Airbnb Retrieval URL".
    e4jConnect scaricherà e monitorerà periodicamente le nuove prenotazioni da sincronizzare con il tuo sito web e gli altri canali configurati nel tuo Channel Manager.

    Vik Channel Manager ICS Retrieval URL

Ecco fatto. La struttura sarà pronta per la sincronizzazione automatica. Ricordati di ripetere la stessa procedura per tutti i tuoi listini nel caso tu abbia più appartamenti/case etc...

Altri canali iCal

Ci sono altri canali basati sul sistema iCal, come Holiday Lettings, Flipkey, HomeAway e VRBO. La configurazione di questi canali è identica a Airbnb e Wimdu, perchè tutte queste integrazioni sono basate sull' iCal Synchronizaton URL per l'import ed export delle prenotazioni.

Wimdu

Il canale per Wimdu si basa su un sistema ICS-Sync. Questo significa che Wimdu e il server centrale e4jConnect si scambieranno file ICS (formato iCal) contenenti le informazioni sulle prenotazioni e la disponibilità dei tuoi annunci. Con questa integrazione del canale non è possibile aggiornare le tariffe o qualsiasi altra cosa, queste operazioni non vengono supportate.

Sincronizzazione Calendari Wimdu

Per ottenere il calendario ICS di VCM automaticamente importato in Wimdu, devi comunicare a Wimdu qual'è il tuo URL di sincronizzazione per il calendario.

Copia il link contenuto nel campo "e4jConnect download url":

e incollalo nel campo Wimdu "Paste the calendar link here":

Ecco fatto. Ora Wimdu scaricherà periodicamente il file ICS con le disponibilità del tuo listino aggiornate.

  1. Copy the link contained in the "e4jConnect download url" field. This will be the URL to give to the channel for importing the availability calendar:

    HomeAway channel manager import export calendar

  2. From your HomeAway account, open the page Listings, and select the corresponding listing (property) you would like to sync. Please notice you have to repeat this operation for each listing at HomeAway.

    HomeAway Sync Calendar section

  3. From the Import/Export Calendar icon button, look for the Import Calendar menu item.

    HomeAway channel manager calendar import

  4. Click on "Import Calendar" and paste the previously copied "e4jConnect Download URL" in the HomeAway "Calendar URL" field. You can optionally choose a name for this calendar, something like "Channel Manager" or "e4jConnect" should work.

    HomeAway channel manager calendar import link

That's it. Now HomeAway will periodically download the availability from the iCal file generated by your Channel Manager.

Da Wimdu a Channel Manager

Questa è la sincronizzazione opposta del sistema: e4jConnect scaricherà periodicamente la disponibilità di Wimdu e avvertirà il tuo VCM che, nel caso siano presenti nuove prenotazioni, le salverà sul tuo sito.

Per inserire il calendario Wimdu nel VCM, copia la parte "Export Calendar":

e incollala nel campo "Wimdu Retrieval URL".
e4jConnect quindi scaricherà periodicamente le tue nuove prenotazioni per sincronizzarsi con il tuo sito.

Ecco fatto. La struttura sarà pronta per la sincronizzazione automatica. Ricorda di ripetere la stessa procedura per tutti gli edifici listati, nel caso avessi Appartamenti/Case etc..

  1. Go to the same page of HomeAway listings page and select the corresponding listing (property) you would like to sync.

    HomeAway channel manager calendar export

  2. This time you need to click on Export Calendar and copy the HomeAway calendar export link.

    HomeAway channel manager calendar export link

  3. Paste the link in the e4jConnect HomeAway Retrieval URL field.
    e4jConnect will then periodically download and monitor your new bookings to sync with your website and any other channel configured.

    HomeAway Vik Channel Manager ICS Retrieval URL

That's it. The facility will be ready for the automatic synchronization. Remember to repeat the same procedure for all your listings in case you have multiple Apartments/Houses etc...

Agoda

Questa integrazione di channel manager ti permetterà di gestire il tuo Hotel/Proprietà listata su Agoda.com (e/o ogni portale del suo network) ed eseguire le seguenti azioni:

- Disponibilità, Tariffe, Inventario e Restrizioni "Push e Update"
- Download delle nuove Prenotazioni, Modifica e Cancella Prenotazioni
- Chiudi/Apri Camere in alcune date
- Avverti cambi di disponibilità alcune date

Agoda Network

Il canale Agoda.com include i seguenti partner:
Agoda Logo
Agoda Partners Network

Mapping Tipi di Camere e Piani Tariffari

Una volta che la connessione XML a e4jConnect è stata stabilita, la prima azione da fare è mappare i tuoi Tipi di Camera e Piani Tariffari. Questa operazione dirà a Vik Channel Manager quale Room ID su Agoda corrisponde alle camere sul tuo sito con VikBooking.

Agoda Rooms Mapping

Guarda il video tutorial Room Types and Rate Plans Mapping with Agoda.

Quando il Mapping delle Camere sarà completo, la tua proprietà sarà sincronizzata e tutte le nuove prenotazioni saranno scaricate automaticamente. Questo passo completa il setup iniziale. Quando aggiungi un nuovo tipo di camera o un nuovo piano tariffario dal tuo account Extranet o se richiedi che il tuo account manager lo faccia, assicurati di rifare questo passo per resincronizzare i Tipi di Camera e i Piani Tariffari. Se invece modifichi Inventari o Tariffe, tramite Vik Channel Manager, non devi re-mappare le camere. Questo sarebbe necessario solo se sono fatte modifiche tramite Agoda Extranet, perchè non sarebbero rilevate dal Channel Manager.

Inventario Tariffe e Disponibilità

Dalla pagina Hotel - Disponibilità e Tariffe, puoi controllare o aggiornare le tue Tariffe, Restrizioni e Disponibilità per ogni Tipo di Camera e Piano Tariffario. Dovresti utilizzare questa pagina ogni volta che hai bisogno di modificare i prezzi, la disponibilità o le restrizioni, oppure se ha bisogno di caricare l'inventario del prossimo mese/anno.

Questa funzione di VCM dovrebbe ricordarti della funzione Extranet Account sul portale, ma adesso non è necessario entrare nel tuo account Extranet perchè tutto può essere gestito tramite VCM in tempo reale.

Expedia

Questa integrazione di channel manager ti permetterà di gestire il tuo Hotel/Proprietà listata su Expedia (e/o ogni portale del suo network) ed eseguire le seguenti azioni:

- Disponibilità, Tariffe, Inventario e Restrizioni "Push e Update"
- Download delle nuove Prenotazioni, Modifica e Cancella Prenotazioni
- Chiudi/Apri Camere in alcune date
- Avverti cambi di disponibilità alcune date

Expedia Network

L'integrazione del canale Expedia include connessioni con i seguenti portali:

Expedia Network

Mapping Tipi di Camere e Piani Tariffari

Il mapping dei tipi di camera e dei piani tariffari è la prima operazione da eseguire dopo che la connessione-XML è stata abilitata dall' Expedia Rollout Team e dopo che hai ricevuto e impostato le tue credenziali Expedia Quick Connect (EQC) dalla pagina delle impostazioni.
Questa operazione dirà a Vik Channel Manager quali ID Camera su Expedia corrispondono a camere sul tuo sito con VikBooking.

Dalla pagina Hotel - Sincronizza Camere puoi inviare la richiesta di download delle camere e dei piani tariffari. Il server e4jConnect ti invierà tutte le camere e i relativi piani tariffari della tua proprietà su Expedia.

La parte sinistra della response indicherà tutte le camere su Expedia insieme a qualche informazione sull'occupazione e i piani tariffari relativi alle camere. La parte destra della response mostrerà tutte le camere del tuo sito e il blocco centrale della pagina mostrerà le relazioni che hai creato fra le camere.
Si consiglia di non creare relazioni "uno-a-molti" o "molti-a-uno", questo significa che un tipo di camera di Expedia dovrebbe essere legato a solo un tipo di camera nel tuo sito.

Tutte le camere non legate non saranno sincronizzate, il che significa che non sarà possibile aggiornare le tariffe o la disponibilità di quelle camere, o scaricare le prenotazioni. Inoltre ogni volta che tu o il tuo Expedia Account Manager fate qualche cambiamento al piano tariffario, assicurati di rifare questa procedura. Il sistema non è capace di individuare cambiamenti eseguiti al piano tariffario dal tuo Expedia Extranet Account.

Inventario Tariffe e Disponibilità

Dalla pagina Hotel - Disponibilità e Tariffe, puoi controllare o aggiornare le tue Tariffe, Restrizioni e Disponibilità per ogni Tipo di Camera e Piano Tariffario. Dovresti utilizzare questa pagina ogni volta che hai bisogno di modificare i prezzi, la disponibilità o le restrizioni, oppure se ha bisogno di caricare l'inventario del prossimo mese/anno.

Tutti i cambiamenti effettuati tramite questa pagina potranno essere applicati immediatamente su Expedia, tuttavia il loro sistema di cache ci vorranno 2 ore per ricaricarlo.

La pagina Hotel - Disponibilità e Tariffe dovrebbe essere usata quando vorresti effettuare cambiamenti o semplicemente controllare le tariffe, la disponibilità o i piani tariffari attivi di alcuni giorni dell'anno. Con questa funzione puoi inoltre caricare gli inventari (disponibilità e tariffe) per date future, oltre che chiudere le camere.

Lo screenshot sottostante mostra un esempio di risposta per disponibilità, tariffe ed inventario per una data e due tipi di camere. Status Aperto e Chiuso possono essere cambiati per tipi di camera, piani tariffari e restrizioni (Closed to Arrival, Closed to Departure).
Expedia Availability, Rates and Inventory

Pitchup.com

To activate the connection with Pitchup.com, you'll be asked to insert your user ID and an API key in the Channel Manager. You can see in the screenshots below how to retrieve them.

Here's how you can find your ID:

Here's how you can find your API key:

Enter both the informations in the "Settings" page of Vik Channel Manager:

Booking.com

Questa integrazione del Channel Manager ti permetterà do gestore la tua proprietà/hotel listato su booking.com ed eseguire le seguenti azioni:

- Disponibilità, Tariffe, Inventario e Restrizioni "Push e Update"
- Download delle nuove Prenotazioni, Modifica e Cancella Prenotazioni (questo verrà fatto automaticamente, verrai solo notificato)
- Chiudi/Apri Camere in alcune date
- Avverti cambi di disponibilità alcune date

Mapping Tipi di Camere e Piani Tariffari

Il mapping delle camere e piani tariffari è la prima operazione da fare dopo aver scelto e4jConnect come Channel Manager Provider dal tuo account Extranet Booking.com e dopo che hai ricevuto e impostato il tuo Hotel ID dalla pagina delle impostazion.
Questa operazione comunicherà a Vik Channel Manager quale Room ID su Booking.com corrisponde alle camere sul tuo sito internet con VikBooking.
IMPORTANTE: dovresti eseguire questa operazione ogni volta che un piano tariffario o un tipo di camera è modificato dal tuo Extranet Account su Booking.com. Per esempio, cambiando il nome di un piano tariffario o aggiungendone nuovi dal tuo Extranet, non aggiornerai Channel Manager, così la procedura di mapping delle camere dovrà essere rifatta manualmente.

Dalla pagina Hotel - Sincronizza Camere puoi inviare la richiesta di download delle camere e dei piani tariffari. Il server e4jConnect ti invierà tutte le camere e i relativi piani tariffari della tua proprietà su Booking.com.

La parte sinistra della response indicherà tutte le camere su Booking.com insieme a qualche informazione sull'occupazione e i piani tariffari relativi alle camere. La parte destra della response mostrerà tutte le camere del tuo sito e il blocco centrale della pagina mostrerà le relazioni che hai creato fra le camere.
Si consiglia di non creare relazioni "uno-a-molti" o "molti-a-uno", questo significa che un tipo di camera di Booking.com dovrebbe essere legato a solo un tipo di camera nel tuo sito.

Tutte le camere non legate non saranno sincronizzate, il che significa che non sarà possibile aggiornare le tariffe o la disponibilità di quelle camere, o scaricare le prenotazioni. Inoltre ogni volta che tu o il tuo Booking.com Account Manager fate qualche cambiamento al piano tariffario, assicurati di rifare questa procedura. Il sistema non è capace di individuare cambiamenti eseguiti al piano tariffario dal tuo Booking Extranet Account.

Il seguente screenshot mostra un esempio della procedura di mapping delle camere. In questo caso abbiamo creato una relazione per ogni camera e il mapping è pronto per essere savato.
Rooms Mapping

Inventario Tariffe e Disponibilità

Dalla pagina Hotel - Disponibilità e Tariffe, puoi controllare o aggiornare le tue Tariffe, Restrizioni e Disponibilità per ogni Tipo di Camera e Piano Tariffario. Dovresti utilizzare questa pagina ogni volta che hai bisogno di modificare i prezzi, la disponibilità o le restrizioni, oppure se ha bisogno di caricare l'inventario del prossimo mese/anno.

Tutti i cambiamenti effettuati tramite questa pagina potranno essere applicati immediatamente su Booking.com Extranet.

Lo screenshot sottostante mostra un esempio di risposta per disponibilità, tariffe ed inventario per una data e due tipi di camere. Status Aperto e Chiuso possono essere cambiati per tipi di camera, piani tariffari e restrizioni (Closed to Arrival, Closed to Departure).
Availability, Rates, Inventory

IMPORTANTE: Hotel abilitati all'utilizzo della tabella prezzi LOS dovrebbero inviare le proprie tariffe utilizzando la funzione "Aggiungi Costi per Notte" come mostrato nello screenshot sovrastante. Inviando solamente la Tariffa Piena Occupazione per un tipo di camera, non la renderà prenotabile su Booking.com. Quando non ci sono tariffe o disponibilità per una certa data, il tipo di camera non sarà prenotabile. Questi hotel possono richiedere di disabilitare la funzione a Booking.com, ma quando è abilitata, Booking.com permetterà la prenotazione della camera solo se le tariffe sono state inviate tramite la funzione LOS. Puoi controllare se questa funzione è disponibile per la tua proprietà dal tuo account Extranet su Booking.com oppure direttamente inviando le tariffe, se non ci sono errori allora la tua proprietà supporta e richiede la tabella prezzi LOS. Sul tuo account Extranet, quando questa funzione è richiesta, ci dovrebbe essere un link chiamato "LOS Price Table" nel menù di sinistra chiamato "Property Level", sotto il tab "XML - Rates & Availability".

La mail di conferma che Booking.com ti ha inviato per la prima attivazione con il Channel Manager Provider e4jConnect, potrebbe dirti che la Sistemazione ha rimosso tutte le tariffe e disponibilità. In questo caso, per far prenotare la tua proprietà, è necessario usare la funzione Hotel - Disponibilità e Tariffe per inviare il tuo inventario perchè è stato resettato. Questa è una procedura di attivazione automatica di Booking.com e, a seconda della tua configurazione precedente, potrebbero resettare tutte le Tariffe e Disponibilità che tu invii tramite il Channel Manager. In questi casi, il modo più veloce e facile per rendere la proprietà aperta/prenotabile, è entrare l'inventario con tariffe e disponibilità per ciascun tipo di camera di un giorno dell'anno (consigliata la data d'oggi o domani) e inviarla in 150 giorni o simili, utilizzando il pulsante verde Copy Rates and Inventory. Questa operazione aprirà la piena disponibilità anche di alcune date future nelle quali ci sono prenotazioni, ma con la funzione Compara Disponibilità della pagina Prenotazioni - Disponibilità, puoi semplicemente aggiustare la disponibilità di quelle date dove ci sono prenotazioni Confermate.
Quando Tariffe e Disponibilità vengono resettate dalla prima attivazione con il Channel Manager, è necessario inviare le Tariffe per almeno 30-60 giorni o la tua proprietà verrà automaticamente considerata "Auto-Closed (Availability)" da Booking.com dopo qualche ora.

Per altri dettagli visitate la sezione Knowledge Base. Troverete qualche video-tutorial.

Funzioni Utili
Trasmetti Disponibilità e Prezzi

Questa funzione è disponibile solo ai canali che supportano una piena integrazione XML bilaterale come Booking.com, Expedia, Agoda, ecc...

Per poter vendere camere sui portali, devi caricare un inventario di disponibilità e tariffe per i tuoi tipi di camera in certe date dell’anno. Quando non c’è un inventario caricato, non sarà possibile prenotare sui canali, in quanto non ci sono informazioni sulla disponibilità rimanente nè sui prezzi.

Per questo motivo, Hotel nuovi o esistenti devono sempre caricare i propri inventari per date future, così da rendere possibili le prenotazioni. Siccome gli inventari devono essere caricati ogni giorno dell’anno, questa procedura potrebbe essere molto lunga, se fatta giorno per giorno. VCM ha una funzione utile nella pagina Hotel - Disponibilità e Tariffe, chiamata Copia Tariffe e Inventario. Questa funzione è quel che la maggior parte dei portali definisce “invio disponibilità e tariffe”.

La funzione di Copia Tariffe e Inventario può essere lanciata cliccando il pulsante verde nella pagina di risposta di Disponibilità e Tariffe. Con questa funzione semplice ma veloce, puoi copiare l’inventario di una o più date e rimandarlo tra N giorni per avere le stesse disponibilità e tariffe per qualche giorno consecutivo.
Per esempio, se fossimo a Settembre, e volessi caricare l’Inventario per Giugno del prossimo anno cosicché i viaggiatori possano iniziare a prenotare le tue camere. Tutte le tariffe di Giugno dovrebbero essere applicate anche a Luglio e Agosto quindi devi caricare un’inventario di disponibilità e tariffe per 3 mesi (Giugno, Luglio, Agosto). Invece di inviare un Inventario per 90 giorni, puoi semplicemente copiare l’inventario del 1° di giugno per i prossimi 90 giorni così coprirai tutte le date fino alla fine d’Agosto. Questo è quello per cui dovrebbe essere usata la funzione.

Lo screen shot sottostante mostra come l’inventario del 1° Giugno sta per essere copiato fino al 31 Agosto:

Un messaggio di Warning ci informa che non c’è un inventario caricato per questa data is no Inventory loaded for this date:
No Inventory Loaded

Dopo aver impostato le Unità Disponibili per questa data future oltre che al prezzo di questo tipo di camera, possiamo copiare l’inventario fino al 31 agosto (i prossimi 91 giorni):
“Copy

Ora il pulsante verde “Copia Tariffe e Inventario” mostra che c’è una copia-inventario che deve essere inviata al canale, in tal modo l’Inventario sarà inviato fino alla fine di Agosto:
Copy Rates and Inventory button

Alcuni canali supportano aggiornamenti per solo tariffe, senza modificare la disponibilità corrente, per alcune date dell’anno. Il channel manager ha una funzione per aggiornare esclusivamente le tariffe e puoi usarle dallo stesso pulsante Copia Tariffe e Inventario indicato sopra.
Lo screenshot sottostante mostra come le tariffe configurate per il primo Giugno saranno copiato fino alla fine di Agosto, senza modificare la disponibilità impostata per quelle date. Questa funzione è molto utile, perché, in alcuni casi, potrebbe essere necessario che ci siano alcune prenotazioni confermate fra Giugno e Agosto, come in questo esempio.
Copy Only Rates

Confronto Disponibilità

La maggior parte delle volte, gli Hotel si trovano su più di un portale. Dunque è necessario avere una visione globale delle camere ancora disponibili su tutti i canali. Questa funzione è molto utile per prevenire l'overbooking anche se e4jConnect sincronizzerà la disponibilità su tutti i canali ogni volta che una nuova prenotazione viene ricevuta da un portale o dal tuo sito.
Finchè questa funzione mostrerà la quantità di unità disponibili per ogni tipo di camera, l'overbooking sarà solo un cattivo ricordo.

Dalla pagina Prenotazioni - Disponibilità è possibile vedere la disponibilità generale di tutti i tipi di camere sul sito dell’hotel con VikBooking, per alcune date dell’anno. Tutti i record mostrati in questa pagina sono presi dal tuo sito, dalle prenotazioni che sono state salvate in VikBooking (IBE).

Comunque, qual’è la disponibilità delle camere sui vari canali come Booking.com, Agoda, Expedia ecc...? Utilizzando il servizio e4jConnect, che include il motore di prenotazione VikBooking e il channel manager VCM, questa non dovrebbe essere una domanda da fare all’Hotel, perché la disponibilità dovrebbe essere sincronizzata automaticamente. Avere tante conferme che le disponibilità siano corrette è un tool che non molti altri channel manager hanno.

Lo screenshot sottostante mostra come la disponibilità del tuo sito è comparate alla disponibilità dei 3 canali nei quali l’hotel è listato:
Availability Comparison

Dalla stessa pagina è possibile aggiornare la disponibilità solo di certi canali, anche dal tuo sito, selezionando alcune date.

Questa funzione dovrebbe essere usata da tutti gli Hotel che hanno stabilito la connessione con e4jConnect e i suoi portali. Questo è perché dopo che la connessione è stabilita, solo le prenotazioni future verranno scaricate, ma non quelle che sono state ricevute prima della data di connessione. Questa non è una limitazione data da e4jConnect, ma piuttosto una limitazione con i canali stessi. Questo significa che in alcuni casi, alcune prenotazioni per date future potrebbero essere state ricevute prima che la connessione con e4jConnect fosse stabilita, quindi queste prenotazioni per date future non sono state salvate dal channel manager, a meno che un amministratore non li abbia inseriti manualmente.

Copia Disponibilità Inventario in gruppo

La copia disponibilità in gruppo è una funzione che deve essere utilizzata per allineare la disponibilità delle camere sul tuo sito con quelle dei canali. Questo ti permetterà di aggiornare tutti i canali trasmettendo le camere attualmente disponibili sul tuo sito nel range di tempo di un anno.
Canali come Booking.com resetteranno la disponibilità dei tuoi tipi di camera al momento della connessione al channel manager, quindi questa funzione è molto utile per ri-caricare questi dati sul canale e tornare online con un solo click. Non è necessario utilizzare questa funzione funzione dopo la prima configurazione dei canali, potrai aver bisogno di utilizzarla durante il setup iniziale e se dovrai aggiungere/modificare la configurazione dei tipi di camera.

Prestate attenzione al fatto che questa funzione può essere eseguita solo un dato numero di volte al giorno. Il limite è fornito dal tipo di abbonamento (Livello PRO).

Richiesta copia disponibilità in massa

Puoi accedere alla finestra di Copia disponibilità in massa dal menù Prenotazioni - Azioni in Massa - Copia Disponibilità della sezione amministratore di Vik Channel Manager. La finestra mostrerà una fila per ciascun tipo di camera configurato su VikBooking con un range di date e una selezione canali per ogni fila. Solo i canali che supportano live availability-update requests saranno mostrati.

Availability Push

Risposta copia disponibilità in massa

Inviando la richiesta di copia disponibilità, il sistema calcolerà la disponibilità rimanente per ogni tipo di camera, per il range specifico di date. Le richieste degli update delle disponibilità dei nodi sono poi trasmesse ai canali selezionati.

Nello screenshot sottostante, abbiamo inviato una Copia Disponibilità per il tipo di camera 'Double Room Deluxe' dal 2016-03-26 al 2017-03-26 (1 year). Questo tipo di camera ha un inventario di 25 unità e il sistema ha rilevato una prenotazione per Aprile e una prenotazione per Maggio. La disponibilità trasmetta ai canali per quelle date è ridotta, è impostata a 24 invece che 25.

Avpush Submit Response

L’inventario delle disponibilità è stato trasmesso ai canali per questo tipo di camera e tutto è allineato con il sito. Da ora in poi, il channel manager si occuperà automaticamente delle rimanenti disponibilità e degli update futuri. Non c’è bisogno di usare questa funzione di nuovo, a meno che la configurazione dei tipi di camera cambia su alcuni canali.

Copia Tariffe Inventario in gruppo

La copia tariffe in gruppo è una funzione che trasmette le tariffe dei tuoi tipi di camera a tutti i canali. Solo i canali che supportano richieste del tipo live rates-update saranno modificate. Questa funzione è utile per caricare le tariffe sui canali in un grande intervallo di date. Alcuni canali come Booking.com, resetteranno le tariffe dopo la prima connessione al Channel Manager e con questa funzione puoi facilmente ri-trasmettere tutte le tariffe per i tuoi tipi di camera. Per modificare solamente le tariffe di un paio di giorni dell'anno, quando la prima configurazione è stata completata, usa la pagina Hotel - Disponibilità e Tariffe o la pagina Prenotazioni - Disponibilità.

Prestate attenzione al fatto che questa funzione può essere eseguita solo un dato numero di volte al giorno. Il limite è fornito dal tipo di abbonamento (Livello PRO).

Richiesta copia tariffe in massa

Puoi accedere alla pagina Copia Tariffe in massa dal menù ‘Prenotazioni - Azioni di Massa - Copia Tariffe' della sezione amministratori di Vik Channel Manager. La finestra mostrerà una fila per ogni tipo di camera del tuo sito mappata per almeno una richiesta di aggiornamento tariffe supportata dal canale tramite il channel manager.
Lo screenshot sottostante mostra le pagine Rates Copy per due tipi di camera. Ogni fila è divisa in 5 colonne necessarie per l’invio della richiesta di update ai canali:

Rates Push Request

- Colonna A (Camere):
I tipi di camera per i quali desideri aggiornare le tariffe. Alcuni tipi di camere possono essere esclusi dalla richiesta di aggiornamento tariffe cliccando il pulsante “Deseleziona”.

- Colonna B (Date):
Il range di date per le quali le tariffe devono essere aggiornate. La data massima è 365 giorni, la minima 1 giorno.Di default la finestra mostra le date di oggi come “From Date” e la data di oggi +1 come “To Date”.

- Colonna C (Piano Tariffario e costo di Default per notte):
È richiesto selezionare un piano tariffario (Tipo di Prezzo) che ogni camera deve usare per la copia-tariffe. Il sistema richiede anche di conoscere il costo di default per notte da essere utilizzato per il periodo più lungo dell’anno quando non ci sono prezzi speciali configurati nel sito. Per calcolare le tariffe da essere inviate ai canali, il sistema utilizzarà il Piano Tariffario (Tipo di Prezzo) ed il Costo Default per Notte a seconda della configurazione del piano tariffario sui canali (vedi Colonna E).
Se la tua proprietà è stata configurata sul canale per utilizzare il 'PerDay Pricing', dove ogni giorno dell’anno ha il suo costo, il sistema userà il Costo per notte di default per caricare le tariffe sul canale.
Invece, se la proprietà è stata configurata per usare un 'PerLengthOfStay Pricing' (LOS), il sistema caricherà le tariffe base dal tuo sito utilizzando il Piano Tariffario selezionato. Vedi sezioni qui sotto per altri dettagli riguardanti il calcolo copia-tariffe.

- Colonna D (Modifica Tariffe per upload):
Questi parametri ti permettono di scegliere se le tariffe devono essere caricate esattamente come sono sul tuo sito e se le tariffe per i canali devono essere aumentate o abbassate. I valori devono essere specificati come numeri interi o floating point (decimali), on il separatore decimale dot (.) non virgola (,) (esempio: 10.50).

- Colonna E (Canali e Piani Tariffari dei Canali):
Con questi parametri puoi selezionare tutti i canali per i quali devi aggiornare le tariffe. Selezionando un canale tramite la sua checkbox, avrai selezionato il Piano Tariffario del Canale da aggiornare e, solo per i canali che supportano questo parametro extra, anche il modello di prezzi che dovrebbe essere usato per le richieste di aggiornamento tariffe. Riferitevi alla sezione ‘Disponibilità e Tariffe’ per sapere di più riguardo ai modelli di prezzo dei canali.
Dovreste sempre selezionare il piano tariffario ‘parent’ per ogni canale. Questo è di solito chiamato ‘Tariffa Standard’ per alcuni canali ed è il piano tariffario che dovreste aggiornare dal vostro account Extranet sul canale.

Calcolo Copia-Tariffe

Prima di inviare la funzione di aggiornamento tariffe in massa, ti verrà chiesto di selezionare un Piano Tariffario da utilizzare per la copia delle tariffe, oltre a specificare il Costo di Default per Notte. Il sistema utilizzerà uno di questi due parametri per ciascun canale, a seconda dell’impostazione Piano Tariffario del Canale. Per i Piani Tariffari dei canali che supportano le tariffe per Length of Stay (LOS), il sistema leggerà le tariffe dal tuo sito utilizzando il piano tariffario specificato mentre per ogni altro piano tariffario a costo giornaliero, il sistema utilizzerà il Costo Default per notte come tariffa di base.
Scegliendo il piano tariffario per la copia e specificando il costo default per notte, permetterà al sistema di calcolare le Tariffe di Base.

Sulle tariffe di base calcolate, il sistema applicherà ogni modifica alle tariffe impostata dal tuo sito tramite i Prezzi Speciali di VikBooking. Per esempio, se stai copiando le tariffe di un anno e se hai un prezzo speciale attivo su VikBooking per il tuo sito, il sistema applicherà il prezzo speciale sulle tariffe di base per le date che riguardano il prezzo speciale. Questa è una copia delle tariffe in massa, quindi il sistema leggerà le tue tariffe esattamente come sono sul tuo sito.

Tuttavia, le tariffe potrebbero essere modificate per i canali e le modifiche alle tariffe avvengono nel seguente ordine:

  1. Calcolo tariffe base da utilizzare per la copia in base al piano tariffario/modello prezzi del canale.
  2. Applicare sconti/addebiti come specificato nei prezzi speciali di VikBooking in alcune date/stagioni dell’anno.
  3. Applica ogni prezzo di occupazione richiesto, se il tipo di camera e/o il piano tariffario del canale supportano diverse tariffe in base al numero di adulti. Queste tariffe sono calcolate allo stesso modo del tuo sito.
  4. Applica ogni tariffa delle tasse che riguardano il piano tariffario del sito, seguendo la configurazione del canale. Ogni canale ha un’impostazione per specificare se le tariffe devono essere espresse includendo le tasse oppure no.
  5. Le tariffe calcolate per ogni stagione/intervallo di date, sarà modificato (se richiesto) prima di essere trasmesso ai canali. Tutte le tariffe modifiche alle tariffe per i canali si svolgono alla fine, dopo aver applicato ogni tariffa delle rate, se necessario.
Risposta copia tariffe in massa

Quando invii la richiesta Copia Tariffe, il sistema calcolerà tutte i range di date per caricare le tariffe per i canali. Il sistema leggerà tutti i Prezzi Speciali da VikBooking utilizzando parametri specificati nella pagina Copia Tariffe e genererà vari nodi per l’aggiornamento.

Nello screenshot sottostante abbiamo richiesto l’invio delle tariffe per il tipo di camera ‘Double Room Deluxe’ da Marzo 2016 a Marzo 2017. Nell’esempio, c’è un Prezzo Speciale configurato in VikBooking per Luglio e Agosto che imposta una permanenza minima di 2 notti. È stato richiesto per tutte le tariffe calcolate per ciascun range di date un aumento del 20%. Questo aumento del 20% sarà applicato sulle tariffe finali per ciascun range di date. Questo significa che Luglio e Agosto sarà incrementato del 30% configurato in questo esempio su VikBooking, e poi la rata finale sarà incrementata del 20%:

Rates Push Response

In questo esempio il risultato è stato di successo per ogni canale. Il risultato può avere 3 stati diversi: Success, Success with Warning, Error.

Come chiudere una camera

Quando hai bisogno di fermare le prenotazioni per un certo tipo di camere per alcuni giorni dell'anno, devi chiudere la camera. Con Channel Manager puoi decidere di chiudere la camera solo su alcuni canali e lasciarla aperta per altri. Questo include anche la disponibilità sul tuo sito.

Ci sono due metodi per chiudere una camera in certe date dell’anno: puoi farlo o dall’IBE (VikBooking) oppure dal Channel Manager (VCM).

In ogni caso, prima di decidere quale strumento utilizzare per chiudere le camere, dovresti avere in mente dove vorresti che le camere fossero chiuse. Dovresti utilizzare la pagina Prenotazioni - Calendario dell’IBE solo nel caso tu volessi chiudere la camera nel tuo sito. Questo perché quando chiudi una camera dalla sezione amministratori di VikBooking, il channel manager NON avvertirà i canali con le date di chiusura.

Si consiglia di usare sempre la pagina Prenotazioni - Disponibilità di VCM quando hai bisogno di abbassare la disponibilità di una camera in certi giorni dell’annom o quando hai bisogno di chiudere una camera. Questo perché tramite il channel manager puoi selezionare i portali nei quali le camere dovrebbero essere chiuse, che sia su tutti i canali, sul tuo sito oppure ovunque.

Quando ricevi una prenotazione offline, che sia al telefono oppure clienti al desk, è necessario salvare la prenotazione nel channel manager per evitare problemi di overbooking e per tenere traccia delle prenotazioni.

Gli screenshot sottostanti mostrano il processo di aggiornare la disponibilità di due tipi di camere su entrambi canali e sito camere.

Questa è la corrente disponibilità dei due tipi di camere in alcune date di Luglio:
Close rooms - Step 1

Un tipo di camera è stato chiuso per 3 giorni (incluso l’ultimo giorno) mentre gli altri tipi di camera ora hanno solo una unità disponibile in date diverse:
Close Rooms - Step 2

Confermando la disponibilità, il sistema mostrerà una pagina di conferma con tutti i portali dove questa nuova disponibilità deve essere notificata. Nell’esempio sottostante, la prima camera sarà chiusa a tutti i canali, mentre la seconda sarà chiusa solo sui canali ma lasciata aperta sul sito (1 unità):
Close Rooms - Step 3

La stessa funzione può essere usate per incrementare la disponibilità di alcune date dell’anno o per ri-aprire le camere. Ogni volta che vorresti gestire la disponibilità del vostro sito, dovresti usare l’IBE (VikBooking) mentre ogni volta che hai bisogno di fare cambiamenti ai canali, dovresti usare il channel manager VCM.

Un altra cosa importante da considerare è che tutte le prenotazioni che arrivano dal tuo sito saranno notificate immediatamente a tutti i canali, a meno che l’impostazione “Auto-Sync” di VCM sia disabilitata. Questo significa che se 1 unita su 5 delle “Double Room” viene prenotata per una settimana di Luglio, i canali saranno avvertiti per la nuova disponibilità di 4 camere quindi tutti i canali saranno aggiornati automaticamente.
Invece, quando una nuova prenotazione viene ricevuta da un canale, il tuo VCM la salverà nel database, e abbasserà la disponibilità sul tuo sito del numero di camere prenotate da quel cliente e poi tutti gli altri canali che stanno vendendo le stesse camere verranno avvertiti della nuova disponibilità in quei giorni. Per questo motivo è importante avere sempre la Disponibilità Camere sincronizzata con sia sito che canali. e4jConnect gestirà tutto questo automaticamente, ma se modifichi manualmente la disponibilità di alcune camere in certe date dell’anno, assicurati di controllare periodicamente la pagina Prenotazioni - Disponibilità di VCM per confrontare la disponibilità del tuo sito su tutti i canali.

Come leggere le notifiche

Le notifiche sono visualizzate sul lato destro della pagina della Dashboard (la pagina principale di VCM) ogni volta che il Channel Manager individua una modifica delle disponibilità o quando nuove prenotazioni vengono scaricate (nuove prenotazioni, modifiche e cancellazioni).

Le notifiche hanno 3 stati: Successo, Successo-Avvertenza, Errore. Se un canale ritorna esclusivamente errori, ma tutti gli altri canali ritornano successi, lo status globale delle notifiche sarà segnato come Errore. Tuttavia, i dettagli delle notifiche mostreranno quale canale di preciso ha ritornato l'errore e quali hanno ritornato successo. Funziona allo stesso modo lo status di avvertenza, che è più forte del successo, ma più debole dell'errore.

Nuove prenotazioni dal sito

Ogni volta che ricevi una nuova prenotazione dal tuo sito con VikBooking (solo front-end) ed è pagata o confermata, VCM sarà chiamato nel background per mandare una richiesta di aggiornamento delle disponibilità al server e4jConnect che trasmetterà i dati a tutti i canali.
Questo è valido solo nel caso in cui l’impostazione di VCM "Auto-Sync" sia abilitata e nel caso in cui lo status della prenotazione è confermato. Nel caso questa informazione sia disabilitata, non succederà niente e la disponibilità sui canali non sarà aggiornata, dovrai farlo manualmente dal back-end di VCM.

Quando una richiesta di aggiornamento disponibilità è mandata al server e4jConnect, VCM salverà una notifica con il risultato della richiesta. Lo screenshot qui sotto mostra una notifica per una richiesta di disponibilità che è stata mandata con successo al server e4jConnect per aggiornare la disponibilità su 3 canali. La richiesta è stata inviata perché la nuova prenotazione di ID 76 è stata pagata/confermata dal tuo sito con VikBooking:
Notification Availability Update Request
Un minuto dopo, il tempo richiesto per elaborare la richiesta e contattare tutti i canali, un’altra notifica sarà ricevuta per la risposta dai canali. Lo screenshot sotto mostra come tutti e 3 i canali hanno ritornato una risposta valida per la richiesta di aggiornamento disponibilità. Questo vuol dire che i canali sono stati sincronizzati correttamente:
Availability Update Response OK
Come puoi vedere, la stessa notifica è stata aggiornata dopo un minuto, con la risposta dei canali Expedia, booking.com e Agoda, perché questo Hotel-test è stato configurato con questi canali.

Comunque, per qualche motivo, i canali potrebbero anche ritornare un messaggio di Warning o un Errore per le richieste di aggiornamento disponibilità. In questo caso, così è come apparirebbero le stesse notifiche:
Availability Update Error
Nello screenshot sopra, Expedia ha ritornato un errore, e cliccando sulla data della notifica, possiamo vedere il motive della risposta errata. Il messaggio di errore è preso direttamente dal canale, non è generato dal server e4j Connect, né dal VCM. Nell’esempio di sotto, Expedia ha ritornato un errore perch l’Username e Password dell’Hotel non sono validi (era solo un test):
Availability Update Error Details
La finestra di dettagli notifica mostra i dettagli di ogni notifica. Le prime 3 righe mostrano che e4jConnect è stato informato correttamente riguardo alla nuova prenotazione ricevuta dal sito dell’hotel. Le ultime tre righe invece mostrano la risposta di ciascun canale per la richiesta di aggiornamento disponibilità. Solo Expedia ha fallito nell’esempio, ed è perché (per motivi di test) le credenziali dell’Hotel non erano valide.

Richieste Disponibilità Personalizzate

Quando, per qualsiasi ragione, hai bisogno di aggiornare la disponibilità sui vari canali tramite la funzione Prenotazioni - Disponibilità, il channel manager salverà una notifica con il risultato della richiesta di aggiornamento disponibilità. Per altri dettagli riguardanti l’uso di questa funzione, preghiamo di riferire alla sezione Comparazione Disponibilità di questa documentazione

Lo screenshot sottostante mostra un esempio di una risposta Warning perché 1 canale su due è stato aggiornato e ha riportato un risultato di successo-Warning:
Custom Availability Update Warning

Cliccando sul link dei dettagli, vedremo la ragione della risposta di warning ritornata da Expedia, il canale Agoda invece in questo esempio ha ritornato una risposta di successo per la richiesta di aggiornamento disponibilità:
Custom Availability Update Warning Details
In questo esempio, la camera è stata configurata in Expedia per avere as una minima allocazione di 2 unità, il che significa che l’inventario non deve essere mai impostato a 1 o 0. Questa è una configurazione speciale che alcuni hotel potrebbero avere su Expedia di contratto. In questo caso è stata utilizzata solo per funzioni di test.

Nuove prenotazioni dai canali

Ogni volta che il server e4jConnect scarica una nuova prenotazione per la tua proprietà, il tuo VCM sarà avvertito per salvare/aggiornare/cancellare la prenotazione sul tuo sito con VikBooking. VCM salverà una notifica e informerà l’amministratore dell’hotel con un messaggio email.

Le nuove prenotazioni scaricate da vari portali dove la tua proprietà è listata, possono essere di 3 tipi principali: Nuova Prenotazione, Prenotazione Modificata, Prenotazione Cancellata.

In tutti i casi, quando una nuova prenotazione è ritirata, il sistema aggiornerà automaticamente tutti gli altri canali per la nuova disponibilità, incluso il tuo sito.
Per esempio, se ricevi una nuova prenotazione dal canale Booking.com per il tipo di camera “Double Room Deluxe” e la stessa camera è stata mappata anche su Expedia e Agoda, il tuo VCM invierà una richiesta di disponibilità al server e4jConnect per aggiornare la disponibilità in quelle data, per il tipo di camera “Double Room Deluxe”, sui canali Expedia e Agoda. La stessa cosa succederebbe nel caso di una prenotazione modificata (camere o date cambiate) e in caso di una cancellazione.

Lo screenshot sottostante mostra come un cliente ha piazzato un ordine su Booking.com per poi modificarlo e cancellarlo. In questo caso ci sono 3 notifiche diverse perché il cliente ha fatto cambiamenti dopo diverso tempo, quindi 3 nuove prenotazioni sono state scaricate dal e4jConnect: per prima la Nuova Prenotazione, seconda la Prenotazione Modificata, e terza la Prenotazione Cancellata.
New Bookings from Channels

Si consigli di tenere le notifiche sempre salvate in VCM senza rimuoverle così sarà più semplice tenere conto di tutte le operazioni. Le notifiche per le nuove prenotazioni conterranno il Booking ID del canale che puoi utilizzare per riferimento con il tuo Hotel Account Manager durante il pagamento delle tue commissioni o per risolvere ogni problema.


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